Managed Print Services (MPS): der Leitfaden 2026

Managed Print Services (MPS) sind zu einem wesentlichen Bestandteil für Unternehmen geworden, die ihre Druckprozesse optimieren, Kosten senken und die Effizienz steigern möchten. In einer Zeit, in der die digitale Transformation entscheidend ist, bietet MPS einen strategischen Ansatz für das Management von Druckinfrastruktur und Workflows. So können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig ihre Druckumgebung optimieren.

Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen von Managed Print Services, einschließlich der Frage, was MPS umfasst, welche zentralen Vorteile damit verbunden sind und wie MPS die Druckpraktiken Ihres Unternehmens verändern kann. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Großkonzern sind: Wer MPS versteht, kann fundierte Entscheidungen treffen, um die Produktivität zu steigern und die Betriebskosten zu senken.

Wichtige Erkenntnisse aus diesem Artikel:

• Managed Print Services (MPS) sind wertvolle Werkzeuge, die Organisationen dabei helfen, die Kosteneffizienz zu maximieren und das Geräte-Management zu vereinfachen.

• MPS-Anbieter stellen ein umfassendes Leistungspaket bereit: erweiterte Sicherheitsmaßnahmen, skalierbare Lösungen, soliden Support und Integrationsmöglichkeiten.

• MPS leistet einen wesentlichen Beitrag zu Nachhaltigkeit und umweltfreundlichen Praktiken in einem Unternehmen, indem der Papierverbrauch und der Energieverbrauch reduziert werden.

• Managed Print Services entlasten das IT-Team, befreien es von Routineaufgaben und ermöglichen es ihm, sich stärker auf die Kernfunktionen des Unternehmens zu konzentrieren.

• Die Einführung von Managed Print Services wie GelatoConnect kann zu zahlreichen Vorteilen führen, darunter geringere Druckkosten, minimierte Ausfallzeiten, vorbeugende Wartung, umweltfreundlichere Initiativen und erhöhte Sicherheit.

Was ist ein Managed Print Service?

Managed Print Services (MPS) bedeuten, dass das Management der Druckanforderungen eines Unternehmens an einen externen Anbieter ausgelagert wird. Dieser Service umfasst eine Reihe von Aktivitäten, darunter die Analyse, Optimierung und kontinuierliche Verwaltung der gesamten Druckumgebung. Die wichtigsten Ziele von MPS sind die Verbesserung der Effizienz, die Senkung der Kosten und die Steigerung der Gesamtwirksamkeit des Druckbetriebs.

Wie Managed Print Services funktionieren

Managed Print Services (MPS) verfolgen einen mehrstufigen Ansatz zur Verwaltung Ihrer Druckumgebung.

So funktioniert es:  

1. Analyse der bestehenden Infrastruktur

Zunächst führt der MPS-Anbieter eine gründliche Prüfung Ihrer aktuellen Druckinfrastruktur durch. Dabei werden Ihre Drucker, Kopierer, Faxgeräte und alle weiteren zugehörigen Geräte erfasst, um Ihre Druckerflotte und das Druckvolumen, die Geräteauslastung und die Gesamtkosten zu verstehen.

2. Strategieentwicklung und Umsetzung

Nach der Analyse entwickelt der Anbieter eine optimierte Druckstrategie, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Dies kann die Konsolidierung Ihrer Druckerflotte, die Einführung neuer Technologien oder die Neuanordnung Ihrer Drucker umfassen, um Zugänglichkeit und Effizienz zu verbessern.

3. Kontinuierliche Überwachung und Verwaltung

Sobald die Strategie umgesetzt ist, wird Ihre Druckumgebung kontinuierlich überwacht. Mithilfe moderner Software werden Daten zur Druckernutzung erfasst, Probleme erkannt, bevor sie größere Störungen verursachen, und Ihre Geräte proaktiv gewartet, um eine optimale Leistung zu gewährleisten.

Die Vorteile der Einführung von Managed Print Services

MPS bringen Unternehmen zahlreiche Vorteile und wirken sich direkt auf Effizienz, Nachhaltigkeit und Ertragskraft aus. 

Hier sind einige zentrale Vorteile, die Sie erwarten können: 

• Geringere Kosten: Managed Print Services können Ihre Druckkosten erheblich senken. Indem MPS Ihre bestehende Druckinfrastruktur auf Ineffizienzen analysiert, die Nutzung der Drucker optimiert und Druckvolumen kontinuierlich überwacht, lassen sich Einsparpotenziale identifizieren. Genau das leistet GelatoConnect für Ihr Unternehmen: Sie sparen viel Zeit und Geld und können sich auf andere wichtige Geschäftsbereiche konzentrieren.

• Bedarfsgerechte Druckerflotte: MPS stellt sicher, dass Ihre Druckerflotte richtig dimensioniert und genau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Dazu gehört, redundante und kaum genutzte Geräte auszusortieren und Ihre Druckumgebung auf wenige passende Geräte zu konsolidieren. Das vereinfacht nicht nur den Betrieb, sondern senkt auch die Wartungskosten und erleichtert die Verwaltung.

• Bessere Kontrolle und weniger Ausfallzeiten: Mithilfe moderner Technologie überwacht MPS Ihr System, sagt Hardwareprobleme voraus und beugt ihnen vor. So werden Ausfallzeiten, die Ihren Betrieb stören könnten, auf ein Minimum reduziert.

• Vorbeugende Wartung: Managed Print Services umfassen regelmäßige und gründliche Kontrollen Ihrer Druckgeräte sowie proaktive Wartungsroutinen. Diese Maßnahmen sind entscheidend: Sie verlängern die Lebensdauer Ihrer Drucker, steigern deren Leistung und reduzieren das Risiko plötzlicher und kostspieliger Geräteausfälle deutlich.

• Höhere Sicherheit: Mit Managed Print Services wird die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen gestärkt. MPS setzt fortschrittliche Sicherheitsprotokolle ein, die sensible Informationen schützen, indem sie unbefugten Zugriff auf Drucker verhindern. Dieser umfassende Sicherheitsansatz sorgt dafür, dass alle Druckaufträge sicher sind und den Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.

• Konsolidierung von Anbietern und Reduzierung von Betrugsrisiken: Indem Sie Ihre Druckinfrastruktur an einen MPS-Anbieter auslagern, verringern Sie das Risiko druckbezogener Betrugsfälle und sichern die Integrität Ihrer Druckprozesse.

Hinweis: Managed Print Services entlasten zudem Ihr IT-Team, sodass es sich auf andere wichtige Geschäftsbereiche konzentrieren kann. Ein zentraler Aspekt von MPS ist außerdem der Fokus auf ökologische Nachhaltigkeit. 

Durch effektives Gerätemanagement und durchdachte Druckstrategien hilft MPS Ihrem Unternehmen, Energieverbrauch, Papierverbrauch und Abfall zu reduzieren – ein Beitrag zu umweltfreundlichen Initiativen, der zugleich Ihre Reputation stärkt.

Wichtige Merkmale effektiver MPS-Anbieter

Effektive Anbieter von Managed Print Services (MPS) bieten Funktionen, die den Druckbetrieb in Unternehmen optimieren. Schauen wir uns die wichtigsten Features von MPS an, die spannenden Möglichkeiten, die sie eröffnen, und wie sie Ihr E-Commerce-Geschäft grundlegend verändern können.

Umfassendes Leistungsangebot

Achten Sie bei der Wahl eines Anbieters von Managed Print Services darauf, einen Partner zu wählen, der ein umfassendes Leistungsspektrum für all Ihre Anforderungen bietet. 

Das bieten MPS-Anbieter:  

• Vollständig gemanagte Druckproduktion: Top-MPS-Anbieter wie GelatoConnect übernehmen alles – vom Management der Druckproduktion bis zur Auslieferung. Wir sorgen für reibungslose Abläufe über verschiedene Produkte hinweg und lassen nichts dem Zufall überlassen.

• Kundenorientierte Innovation: Effektive MPS-Anbieter setzen Innovation an die erste Stelle. Sich an die ständig wandelnden Anforderungen Ihrer Kunden anzupassen und mit ihnen zu wachsen, ist entscheidend. Das heißt: Wählen Sie einen Service, der fortschrittliche Anpassungs- und Personalisierungsmöglichkeiten im Druck bietet.

• Globaler Betrieb: Ein effektiver MPS-Anbieter agiert weltweit. Mit der Präsenz von GelatoConnect in 32 Ländern erhalten Kunden erstklassige Druckleistungen – ganz gleich, wo sie sich befinden.

• Umfangreicher Produktkatalog: Der Zugang zu einem umfangreichen Produktkatalog bedeutet, dass Unternehmen eine breite Palette an Druckprodukten nutzen können. Das ist entscheidend, um unterschiedliche Werbe- und Betriebsanforderungen abzudecken.

• Netzwerk aus Druckpartnern: Dank eines umfangreichen und belastbaren Netzwerks von Druckzentren können Kunden sicher sein, dass ihre Druckanforderungen in höchster Qualität und Präzision erfüllt werden.

• Automatisierung von Verpackung und Versand: Die Automatisierung von Verpackungs- und Versandprozessen sorgt für erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Diese Funktion ist besonders für größere Betriebe von Vorteil.

Apropos Versand: GelatoConnect  Logistics bietet eine speziell für Print-on-Demand-Unternehmen entwickelte Lösung, mit der Sie Ihren Versand selbst steuern können. Der Ablauf ist denkbar einfach: Sie führen zunächst eine unkomplizierte Integration durch und erhalten anschließend sofort Zugang zu einem umfassenden Netzwerk von Versanddienstleistern, automatisiertem Routing und besten Marktkonditionen. Außerdem erhalten Sie einen klaren Überblick über die Performance aller Versanddienstleister und die anfallenden Kosten – für mehr Kontrolle und bessere Steuerung.

Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen

Sicherheit ist in der modernen digitalen Welt entscheidend. Anbieter von Managed Print Services setzen auf fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Informationen zu schützen. 

So funktioniert es:

• Verbesserte Unternehmenssicherheit: MPS-Anbieter bieten mehrschichtige Sicherheitsvorkehrungen, um eine unbefugte Nutzung des Drucknetzwerks zu verhindern und Ihre Daten zu schützen.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Wenn Sie in einer stark regulierten Branche wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzsektor tätig sind, ist die Einhaltung von Vorschriften wie dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) unerlässlich. MPS-Anbieter sorgen dafür, dass Ihre Druckabläufe diesen notwendigen Standards entsprechen, und minimieren so Ihr Risiko von Strafen wegen Nichteinhaltung.

• Geräteauthentifizierung und Verschlüsselung: MPS-Anbieter nutzen Geräteauthentifizierung, um die Identität der Nutzer vor der Freigabe des Zugriffs zu überprüfen. Dies schützt vor unbefugtem Zugriff und unbefugter Nutzung. Darüber hinaus verschlüsseln moderne MPS-Lösungen Ihre Daten und machen sie für potenzielle Hacker unlesbar.

• Steuerung der Dokumentenfreigabe: Diese Funktion sorgt dafür, dass gedruckte Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Die Steuerung der Dokumentenfreigabe hält Ihre Druckaufträge auf einem sicheren Server zurück, bis ein autorisierter Nutzer den Vorgang authentifiziert. 

• Konsolidierung der Anbieter: Wenn ein einzelner Anbieter Ihre Druckabläufe übernimmt, sinkt das Risiko von Betrug, beispielsweise durch Toner-Piraten, deutlich. MPS-Dienste konsolidieren Ihre Anbieter und mindern dieses Risiko.

Skalierbare Lösungen für Unternehmen jeder Größe

Managed Print Services sind nicht nur etwas für Großkonzerne; sie sind so konzipiert, dass sie sich nach oben oder unten skalieren lassen, um den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen jeder Größe gerecht zu werden.

• Kleine Unternehmen: Wenn Sie ein kleines oder mittleres E-Commerce-Unternehmen (KMU) oder ein Creator, Künstler oder Unternehmer sind, spüren Sie wahrscheinlich den Druck, Kosten zu senken und Abläufe zu optimieren, oder? Ein MPS wie GelatoConnect bietet Ihnen eine kosteneffiziente und automatisierte Lösung für das Druckmanagement und hilft Ihnen, Ihre Lieferkette und Ihr Bestandsmanagement zu verbessern, um Kosten zu sparen und die Effizienz Ihres Lagers zu steigern.

• Großunternehmen: Wenn Sie ein großes Print-on-Demand-Unternehmen sind und mit komplexen und umfangreichen Druckumgebungen über verschiedene Abteilungen oder Standorte hinweg arbeiten, helfen Ihnen MPS-Anbieter wie GelatoConnect gerne weiter. Wir bieten automatisierte End-to-End-Lösungen für das Druckmanagement, Echtzeit-Transparenz über die Produktion, zentrale Steuerung, umfassende Einblicke und detaillierte Analysen für fundierte Entscheidungen. 

• Skalierbare Optionen: So wie sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, sollte sich auch Ihre Druckumgebung weiterentwickeln. MPS-Anbieter bieten skalierbare Optionen, die mit Ihren neuen Anforderungen Schritt halten. 

• Breites Produktangebot. Mit MPS steht ein vielfältiger Produktkatalog mit fortschrittlichen Personalisierungsoptionen für individuelle Drucklösungen zur Verfügung. Dazu gehören Bekleidung, Handyzubehör, Wandbilder, Trinkgefäße, Schreibwaren und vieles mehr.

Zuverlässige Support- und Wartungsleistungen

Zuverlässige Support- und Wartungsleistungen zur Verfügung zu haben, steigert die Verlässlichkeit von Managed Print Services erheblich.

Werfen wir einen genaueren Blick auf diese Leistungen: 

• Proaktive Routinewartung: Ein effektiver MPS-Anbieter sollte regelmäßig vorbeugende Wartungen, Reinigungen und Kontrollen von Druckern und Kopierern durchführen. So wird sichergestellt, dass alle Geräte stets in optimalem Betriebszustand bleiben. 

• Erfahrene Techniker: Mit einem MPS-Programm wird Ihre IT-Abteilung entlastet, da qualifizierte Techniker die Verantwortung für Ihre Druckumgebung übernehmen. 

• Dediziertes Support-Team: Ein dediziertes Support-Team bietet wertvolle Unterstützung, indem es Ihre Fragen und Anliegen umgehend beantwortet. 

• Erweiterte Anpassung und Personalisierung: MPS-Anbieter, die erweiterte Anpassungs- und Personalisierungsoptionen bereitstellen, ermöglichen es Unternehmen, ihre Druckumgebung an ihre spezifischen betrieblichen Anforderungen und Workflows anzupassen.

• Applied-Innovation-Experten: Einige MPS-Partner bieten zusätzlich die Dienste von Applied-Innovation-Experten an, die spezielle Anforderungen in den Bereichen Technologie, Imaging oder Automatisierung unterstützen und so die Grenzen klassischer Druckdienstleistungen erweitern.

Integrationsmöglichkeiten mit bestehender IT-Infrastruktur

Ein strategischer Baustein, um die Wirkung von Managed Print Services zu maximieren, ist die Integration dieser Lösungen in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. 

Schauen wir uns an, welchen Mehrwert dies bietet:

• IT-Harmonisierung: Die Integration von MPS in die IT-Infrastruktur ermöglicht abgestimmte Kommunikationswege und führt unterschiedliche Bestandteile Ihrer IT-Landschaft zusammen.

• Automatisierte Effizienz: Die Anbindung an Plattformen wie Online-Marktplätze automatisiert Arbeitsabläufe, beseitigt zeitintensive Aufgaben und steigert die Effizienz. Das schafft Freiraum für IT-Mitarbeiter, sich auf höher priorisierte Aufgaben wie Netzwerksicherheit oder geschäftskritische Anwendungen zu konzentrieren.

• Entlastung der IT: Integrierte MPS reduzieren den Arbeitsaufwand der IT-Abteilung. Sichergestellt wird dies durch die Wartungsleistungen dieser Programme, die von erfahrenen Technikern erbracht werden. So kann sich Ihr internes Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren.

• Freiraum für technologische Innovation: Durch die Entlastung Ihrer IT-Abteilung ermöglicht ein integriertes MPS diesem zentralen Bereich Ihres Unternehmens, seine Energie auf die Entwicklung einzigartiger Lösungen in den Bereichen Technologie, Imaging oder Automatisierung zu richten, die Ihr Geschäft voranbringen.

Die Integration von Managed Print Services in die IT-Infrastruktur ist nicht nur vorteilhaft, sondern unverzichtbar. Lösungen wie GelatoConnect veranschaulichen die Integrationsmöglichkeiten von MPS und sind darauf ausgerichtet, Effizienz, Produktivität und den Gesamterfolg Ihres Unternehmens zu steigern.

Nachhaltigkeit und umweltfreundliche Praktiken

Nachhaltigkeit und umweltfreundliche Praktiken sind im heutigen digitalen Zeitalter wichtiger denn je. Managed Print Services überzeugen, indem sie eine nachhaltigere Druckkultur fördern, die die Umweltbelastung deutlich reduziert. 

So funktioniert es:

• Sorgfältige Materialbeschaffung: MPS-Anbieter wählen Materialien mit größter Sorgfalt aus und stellen sicher, dass diese aus umweltbewussten Quellen stammen. Diese Maßnahme reduziert den ökologischen Fußabdruck des Druckprozesses erheblich.

• Partnerschaften mit umweltbewussten Lieferanten: Durch die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die Nachhaltigkeit in den Vordergrund stellen, sorgen MPS-Anbieter dafür, dass jeder Schritt des Druckprozesses – von der Papierherstellung bis zur Tintenproduktion – so umweltfreundlich wie möglich gestaltet wird.

• Reduzierter Papierverbrauch, Energieverbrauch und Abfall: Durch digitale Strategien und effektives Gerätemanagement helfen MPS Unternehmen dabei, ihren Papier- und Energieverbrauch zu senken. Darüber hinaus minimieren sie Abfall, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und ökologische Vorteile zu schaffen.

• Produktionsmodell On-Demand: Im Gegensatz zu klassischen Großauflagen wird in diesem Modell nur das gedruckt, was tatsächlich benötigt wird – und genau dann, wenn es gebraucht wird. Dieser Ansatz minimiert unnötige Produktion und Transportwege erheblich und senkt so Kosten und Emissionen.

• Nicht-fossile Kraftstoffe im Transport: Viele MPS-Anbieter haben deutliche Fortschritte beim Einsatz nicht-fossiler Kraftstoffe erzielt. Diese strategische Erweiterung baut nicht nur ihr Netzwerk lokaler Produktionspartner aus, sondern reduziert auch die durch den Transport verursachten CO2-Emissionen.

• Fortschritte in der Drucktechnologie: Innovationen in der Drucktechnologie spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Förderung von Nachhaltigkeit. Fortschritte wie energieeffiziente Drucker und abfallreduzierende Software geben Unternehmen die Werkzeuge an die Hand, ihre Druckabläufe so umweltfreundlich wie möglich zu gestalten.

Optimieren Sie Ihre Druckabläufe mit GelatoConnect

GelatoConnect bietet eine umfassende MPS-Lösung, die Ihre Druckabläufe effizient optimiert und verwaltet. So unterstützt Sie GelatoConnect:

• Umfassende Automatisierung: Automatisiert verschiedene Druckaufgaben, um manuelle Eingriffe zu minimieren und Fehler zu reduzieren – für schnellere und zuverlässigere Druckprozesse.

• Zentrale Verwaltung: Bietet eine einzige Plattform, um alle Aspekte Ihrer Druckabläufe zu steuern – von Design und Druckvorstufe bis zur Distribution.

• Echtzeit-Monitoring: Bietet Echtzeit-Tracking und Analysen, um Druckaktivitäten zu überwachen, Engpässe zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

• Skalierbarkeit: Unterstützt das Wachstum Ihres Unternehmens mit skalierbaren Lösungen, die sich an steigende Druckanforderungen anpassen – ohne proportional steigende Kosten.

• Qualitätskontrolle: Sichert hochwertige Ergebnisse durch fortschrittliche Features wie Preflight-Prüfungen und Dateioptimierungen.

• Kosteneffizienz: Senkt Betriebskosten, indem Prozesse optimiert und unnötige Druckvorgänge eliminiert werden.

• Sicherheit: Erhöht die Sicherheit Ihrer Druckabläufe durch sichere Druckverfahren und die Einhaltung von Branchenstandards.

Durch die Integration von GelatoConnect in Ihre Druckabläufe erzielen Sie deutliche Verbesserungen bei Effizienz, Kosteneinsparungen und Gesamtproduktivität. Machen Sie den Schritt zu einer effizienteren Druckumgebung und registrieren Sie sich noch heute für GelatoConnect.