Servicios gestionados de impresión (MIS/ MPS): guía 2026

Los servicios gestionados de impresión (MPS) se han convertido en un componente esencial para las empresas que buscan optimizar sus operaciones de impresión, reducir costes y mejorar la eficiencia. En una era en la que la transformación digital es crítica, los MPS aportan un enfoque estratégico para gestionar la infraestructura y los flujos de trabajo de impresión, lo que permite a las empresas centrarse en sus actividades principales mientras optimizan su entorno de impresión.

Este artículo explora los fundamentos de los servicios gestionados de impresión, incluyendo qué implican los MPS, sus principales beneficios y cómo pueden transformar las prácticas de impresión de tu negocio. Tanto si eres una pequeña empresa como una gran corporación, comprender los MPS puede ayudarte a tomar decisiones informadas para mejorar la productividad y reducir los costes operativos.

Principales conclusiones de este artículo:

• Los servicios gestionados de impresión (MPS) son herramientas valiosas que ayudan a las organizaciones a maximizar la eficiencia de costes y a optimizar la gestión de dispositivos.

• Los proveedores de MPS ofrecen un conjunto completo de servicios, medidas de seguridad avanzadas, soluciones escalables, soporte robusto y capacidades de integración.

• Los MPS contribuyen significativamente a la sostenibilidad y a las prácticas ecológicas dentro de una empresa al reducir el consumo de papel y el uso de energía.

• Los servicios gestionados de impresión reducen la carga del equipo de IT, liberándolo de tareas y permitiéndole centrarse más en las funciones esenciales del negocio.

• Adoptar servicios gestionados de impresión como GelatoConnect puede aportar beneficios, entre los que se incluyen menores costes de impresión, menor tiempo de inactividad, mantenimiento preventivo, iniciativas más sostenibles y mayor seguridad.

¿Qué es un servicio gestionado de impresión?

Los servicios gestionados de impresión (MPS) consisten en externalizar la gestión de las necesidades de impresión de una empresa a un proveedor externo. Este servicio engloba una serie de actividades, como la evaluación, la optimización y la gestión continua de todo el entorno de impresión. Los objetivos principales de los MPS son mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la eficacia global de las operaciones de impresión.

Cómo funcionan los servicios gestionados de impresión

Los servicios gestionados de impresión (MPS) aportan un enfoque multinivel para gestionar tu entorno de impresión.

Así es como funciona:  

1. Evaluación de la infraestructura actual

Inicialmente, el proveedor de MPS llevará a cabo un examen exhaustivo de tu infraestructura de impresión actual. Mapeará tus impresoras, copiadoras, máquinas de fax y cualquier otro dispositivo relacionado para entender tu flota de impresoras y su volumen, la utilización de los dispositivos y los costes globales.

2. Formulación e implementación de la estrategia

Tras la evaluación, el proveedor formula una estrategia de impresión optimizada y adaptada a tu negocio. Esto puede implicar consolidar tu flota de impresoras, implementar nuevas tecnologías o reestructurar la ubicación física de tus impresoras para mejorar la accesibilidad y la eficiencia.

3. Monitorización y gestión continuas

Una vez que la estrategia esté en marcha, monitorizará continuamente tu entorno de impresión. Mediante software avanzado, recopilará datos sobre el uso de las impresoras, detectará problemas antes de que provoquen interrupciones importantes y mantendrá tus dispositivos de forma proactiva para un rendimiento óptimo.

Las ventajas de adoptar servicios gestionados de impresión

Los MPS aportan numerosas ventajas a las empresas, con un impacto directo en la eficiencia, la sostenibilidad y la cuenta de resultados. 

Estas son algunas de las ventajas clave que puedes esperar: 

• Reducción de gastos: Los servicios gestionados de impresión pueden reducir considerablemente tus costes de impresión. Al analizar tu infraestructura de impresión actual en busca de ineficiencias, los MPS optimizan el uso de las impresoras y monitorizan continuamente los volúmenes de impresión para detectar áreas de ahorro. Esto es exactamente lo que GelatoConnect hace por tu negocio: te ahorra mucho tiempo y dinero para que puedas centrarte en otras necesidades importantes del negocio.

• Flota de impresoras ajustada: Los MPS garantizan que tu flota de impresoras esté dimensionada y adaptada específicamente a las necesidades de tu negocio. Esto implica eliminar equipos redundantes e infrautilizados y consolidar tu entorno de impresión en unos pocos dispositivos bien adecuados. Esto no solo agiliza las operaciones, sino que también reduce los costes de mantenimiento y simplifica las tareas de gestión.

• Mayor control y menos tiempo de inactividad: Mediante tecnología avanzada, los MPS ayudan a monitorizar tu sistema y a predecir y prevenir problemas de hardware, minimizando el tiempo de inactividad que podría interrumpir tus operaciones.

• Mantenimiento preventivo: Los servicios gestionados de impresión incluyen revisiones periódicas y exhaustivas de tus dispositivos de impresión, además de rutinas de mantenimiento proactivo. Estas medidas son cruciales, ya que prolongan la vida útil de las impresoras, mejoran su rendimiento y reducen significativamente la probabilidad de fallos repentinos y costosos.

• Mayor seguridad: Con los servicios gestionados de impresión, la seguridad de los datos de tu organización se refuerza. Los MPS incorporan protocolos de seguridad avanzados que protegen la información sensible al impedir el acceso no autorizado a las impresoras. Este enfoque integral de seguridad garantiza que todos los trabajos de impresión sean seguros y cumplan con las políticas de protección de datos de tu empresa.

• Consolidación de proveedores y reducción del fraude: Al externalizar tu infraestructura de impresión a un proveedor de MPS, puedes reducir el riesgo de fraude relacionado con la impresión y asegurar la integridad de tus procesos de impresión.

Toma nota: Los servicios gestionados de impresión también alivian la carga de tu equipo de TI, lo que le permite centrarse en otras operaciones importantes del negocio. Además, un aspecto clave de los MPS es su enfoque en la sostenibilidad medioambiental. 

Mediante una gestión eficaz de los dispositivos y estrategias de impresión, los MPS pueden ayudar a tu empresa a reducir el consumo de energía, el uso de papel y los residuos, contribuyendo a las iniciativas ecológicas de tu empresa y mejorando su reputación.

Características clave de los proveedores eficaces de MPS

Los proveedores eficaces de servicios gestionados de impresión (MPS) ofrecen funcionalidades que agilizan las operaciones de impresión empresariales. Veamos las características clave de los MPS, las oportunidades que ofrecen y cómo pueden revolucionar el panorama de tu negocio de ecommerce.

Oferta integral de servicios

Cuando elijas un proveedor de servicios gestionados de impresión, recuerda decantarte por uno que ofrezca una gama integral de servicios que cubra todas tus necesidades. 

Esto es lo que ofrecen los proveedores de MPS:  

• Producción de impresión totalmente gestionada: Los proveedores de MPS de primer nivel, como GelatoConnect, se ocupan de todo, desde la gestión de la producción de impresión hasta la entrega. Garantizamos operaciones fluidas en una amplia variedad de productos, sin dejar cabo suelto.

• Innovación centrada en el cliente: Los proveedores eficaces de MPS priorizan la innovación. Adaptarse y evolucionar a las necesidades en constante cambio de los clientes es crucial. Esto significa elegir un servicio que ofrezca personalización y customización avanzadas en los servicios de impresión.

• Operaciones globales: Un proveedor eficaz de MPS opera a escala global. Con la presencia de GelatoConnect en 32 países, los clientes tienen garantizados servicios de impresión de primer nivel allá donde estén.

• Catálogo de productos extenso: Tener acceso a un catálogo de productos extenso significa que las empresas pueden aprovechar una amplia variedad de productos impresos. Esto es clave para cubrir distintas necesidades promocionales y operativas.

• Red de partners de impresión: Con una red extensa y sólida de centros de impresión, los clientes tienen la tranquilidad de que sus necesidades de impresión se cubren con la máxima calidad y precisión.

• Automatización del empaquetado y envío: Automatizar los procesos de empaquetado y envío se traduce en una eficiencia notable en tiempo y costes. Esta funcionalidad es especialmente útil para operaciones empresariales de mayor tamaño.

Hablando de envíos, GelatoConnect  Logistics ofrece una solución diseñada específicamente para que los negocios de print on demand tengan el control de sus envíos. Es un proceso sencillo: primero completas una integración fácil y, a continuación, obtienes acceso instantáneo a una amplia red de transportistas, distribución automatizado y las mejores tarifas del mercado. También dispondrás de una visión clara del rendimiento de todos los transportistas y de los costes para un mayor control y una mejor gestión.

Medidas de seguridad avanzadas

La seguridad es fundamental en el mundo digital actual. Los proveedores de servicios de impresión gestionada priorizan medidas de seguridad avanzadas para proteger la información sensible. 

Así lo hacen:

• Mayor seguridad empresarial: los proveedores de MPS ofrecen protecciones de seguridad por capas para evitar el uso no autorizado de la red de impresión y mantener tus datos seguros.

• Cumplimiento normativo: si operas en un sector altamente regulado, como la sanidad o las finanzas, cumplir normativas como la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) es esencial. Los proveedores de MPS garantizan que las operaciones de impresión cumplan estos estándares necesarios, minimizando tu riesgo de sanciones por incumplimiento.

• Autenticación de dispositivos y cifrado: los proveedores de MPS utilizan la autenticación de dispositivos para validar las identidades de los usuarios antes de conceder acceso. Esto protege frente al acceso y uso no autorizados. Además, las soluciones modernas de MPS cifran tus datos, haciéndolos ilegibles para posibles hackers.

• Control de liberación de documentos: esta función garantiza que los documentos impresos no caigan en las manos equivocadas. El control de liberación de documentos retiene tus trabajos de impresión en un servidor seguro hasta que un usuario autorizado autentica el proceso. 

• Consolidación de proveedores: al contar con un único proveedor que gestiona tus operaciones de impresión, el riesgo de fraude, como las estafas de los piratas del tóner, se reduce significativamente. Los servicios MPS consolidan a tus proveedores, mitigando este riesgo.

Soluciones escalables para empresas de todos los tamaños

Los servicios de impresión gestionada no son solo para grandes corporaciones; están diseñados para escalar hacia arriba o hacia abajo y adaptarse a las necesidades específicas de empresas de todos los tamaños.

• Pequeñas empresas: si eres una pequeña o mediana empresa (pyme) basada en el ecommerce o un creador, artista o emprendedor, probablemente sientas la presión de reducir costes y optimizar las operaciones, ¿verdad? Un MPS como GelatoConnect te ofrece una solución rentable y automatizada para la gestión de impresión, ayudándote a mejorar tu cadena de suministro y la gestión de inventario para ahorrar costes y aumentar la eficiencia del almacén.

• Grandes corporaciones: si tienes un gran negocio de impresión bajo demanda con entornos de impresión complejos y extensos repartidos entre distintos departamentos o ubicaciones, los proveedores de MPS como GelatoConnect están aquí para ayudarte. Ofrecemos soluciones automatizadas de gestión de impresión de extremo a extremo, visibilidad en tiempo real de la producción, control centralizado, información exhaustiva y análisis detallados para una toma de decisiones informada. 

• Opciones escalables: a medida que tu negocio evoluciona, también debe hacerlo tu entorno de impresión. Los proveedores de MPS ofrecen opciones escalables que se adaptan al ritmo de tus nuevas necesidades. 

• Amplia gama de productos. Con MPS dispones de un catálogo de productos diverso con opciones de personalización avanzadas para soluciones de impresión a medida. Esto incluye ropa, accesorios para móviles, arte de pared, artículos para bebida, papelería y mucho más.

Servicios sólidos de soporte y mantenimiento

Disponer de servicios sólidos de soporte y mantenimiento mejora aún más la fiabilidad de los servicios de impresión gestionada.

Profundicemos en estos servicios: 

• Mantenimiento rutinario proactivo: un proveedor de MPS eficaz debe realizar de forma regular tareas de mantenimiento preventivo, limpieza y revisión de impresoras y copiadoras. Así te aseguras de que todos los equipos se mantengan en condiciones óptimas de funcionamiento. 

• Técnicos con experiencia: aprovechar un programa MPS hace que tu departamento de TI tenga menos carga, ya que técnicos cualificados se encargan de tu entorno de impresión. 

• Equipo de soporte dedicado: un equipo de soporte dedicado puede prestar una ayuda muy valiosa al resolver con rapidez cualquier consulta o problema que tengas. 

• Customization y personalización avanzadas: los proveedores de MPS que ofrecen opciones avanzadas de customization y personalización permiten a las organizaciones adaptar su entorno de impresión a sus requisitos operativos y a su Workflow específico.

• Expertos en Applied Innovation: algunos partners de MPS también ofrecen los servicios de expertos en Applied Innovation que pueden cubrir necesidades concretas de tecnología, imagen o automatización, ampliando así los límites de los servicios de impresión tradicionales.

Capacidades de integración con la infraestructura de TI existente

Un componente estratégico para maximizar el impacto de los managed print services es integrar estas soluciones con tu infraestructura de TI actual. 

Veamos el valor que aporta esta funcionalidad:

• Armonización de TI: la integración de MPS con la infraestructura de TI permite alinear los canales de comunicación, consolidando y armonizando los distintos elementos del marco de TI de tu empresa.

• Eficiencia automatizada: la conexión con plataformas como los marketplaces online puede automatizar los procesos de trabajo, eliminando tareas que consumen mucho tiempo y aumentando la eficiencia. Esto allana el camino para que el personal de TI se centre en tareas de mayor prioridad, como la seguridad de la red o las aplicaciones críticas para el negocio.

• Eliminación de la carga de TI: un MPS integrado reduce la carga de trabajo de los departamentos de TI. Esto se consigue gracias a los servicios de mantenimiento de estos programas, que cuentan con técnicos con experiencia. Como resultado, tu equipo interno puede centrarse en tareas más estratégicas.

• Espacio mental para la innovación tecnológica: al aliviar la carga de tu departamento de TI, un MPS integrado permite a esta área clave de tu organización dedicar su energía a encontrar soluciones únicas de tecnología, imagen o automatización que impulsen tu negocio.

Integrar los managed print services con la infraestructura de TI no es solo beneficioso —es esencial. Soluciones como GelatoConnect son un ejemplo de las capacidades de integración de los MPS, diseñadas para mejorar la eficiencia, la productividad y el éxito general del negocio.

Sostenibilidad y prácticas respetuosas con el medio ambiente

La sostenibilidad y las prácticas respetuosas con el medio ambiente son más importantes que nunca en la era digital actual. Los managed print services destacan al fomentar una cultura de impresión más sostenible que reduce de forma significativa el impacto ambiental. 

Te explicamos cómo:

• Aprovisionamiento meticuloso de materiales: los proveedores de MPS seleccionan los materiales con gran cuidado, asegurándose de que proceden de fuentes respetuosas con el medio ambiente. Esta medida reduce de forma notable la huella ecológica que deja el proceso de impresión.

• Alianzas con proveedores comprometidos con el medio ambiente: al colaborar con proveedores que priorizan la sostenibilidad, los proveedores de MPS ayudan a garantizar que cada paso del proceso de impresión, desde la creación del papel hasta la fabricación de la tinta, sea lo más sostenible posible.

• Menor consumo de papel, uso de energía y residuos: mediante estrategias digitales y una gestión eficaz de dispositivos, los MPS ayudan a las empresas a reducir el uso de papel y el consumo de energía. Además, minimizan los residuos para aumentar la eficiencia, reducir costes y ofrecer beneficios ambientales.

• Modelo de producción bajo demanda: a diferencia de las tiradas tradicionales en grandes volúmenes, este modelo solo imprime lo que se necesita cuando se necesita. Este enfoque minimiza de forma significativa la producción innecesaria y las distancias de transporte, reduciendo costes y emisiones en el proceso.

• Combustibles no fósiles en el transporte: muchos proveedores de MPS han avanzado en el uso de combustibles no fósiles. Esta expansión estratégica no solo amplía su red de partners de producción local, sino que también reduce las emisiones de carbono generadas por el transporte.

• Avances en tecnología de impresión: las innovaciones en tecnología de impresión también juegan un papel importante en el fomento de la sostenibilidad. Avances como las impresoras de bajo consumo y el software que reduce los residuos ofrecen a las empresas las herramientas para mantener sus operaciones de impresión lo más sostenibles posible.

Optimiza tus operaciones de impresión con GelatoConnect

GelatoConnect ofrece una solución MPS integral diseñada para optimizar y gestionar tus operaciones de impresión de forma eficiente. Así es como GelatoConnect puede ayudarte:

• Automatización integral: automatiza diversas tareas de impresión para minimizar la intervención manual y reducir errores, lo que se traduce en procesos de impresión más rápidos y fiables.

• Gestión centralizada: proporciona una única plataforma para gestionar todos los aspectos de tus operaciones de impresión, desde el diseño y la preimpresión hasta la distribución.

• Monitorización en tiempo real: ofrece seguimiento y analítica en tiempo real para supervisar las actividades de impresión, identificar cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos.

• Escalabilidad: acompaña el crecimiento de tu negocio con soluciones escalables que se adaptan a una demanda de impresión creciente sin aumentos proporcionales en los costes.

• Control de calidad: garantiza una salida de alta calidad gracias a Features avanzadas como las comprobaciones de preflight y la optimización de archivos.

• Eficiencia en costes: ayuda a reducir los costes operativos al optimizar los procesos y eliminar impresiones innecesarias.

• Seguridad: refuerza la seguridad de tus operaciones de impresión con prácticas de impresión seguras y el cumplimiento de los estándares del sector.

Al integrar GelatoConnect en tus operaciones de impresión, puedes lograr mejoras significativas en eficiencia, ahorro de costes y productividad general. Da el paso hacia un entorno de impresión más eficiente y regístrate hoy en GelatoConnect.