Encontrar profesionales cualificados para presupuestar trabajos de impresión es cada vez más complicado. Y, cuando consigues formar un equipo, dos personas que presupuestan el mismo encargo pueden devolver precios totalmente distintos. Andy Gaulton, Print Production Director de The Business Supplies Group (BSG), tenía claro que esta situación no podía continuar.
BSG opera en 10 sucursales del Reino Unido, con una facturación de unos 50 millones de euros como grupo y aproximadamente 5 millones de euros procedentes de la producción de impresión en su planta de Bristol. Tienen capacidad para crecer. Lo que necesitaban era una forma más inteligente y rápida de captar nuevos encargos. Y AI Estimator es esa forma.
La brecha de talento que obligó a replantearlo todo
Durante años, BSG dependió de un pequeño equipo de especialistas en presupuestación de impresión que trabajaban junto a comerciales sobre el terreno. El modelo tenía limitaciones evidentes. Con solo dos presupuestadores, los picos de volumen generaban cuellos de botella inmediatos. Una persona de vacaciones y el negocio se sostenía con una sola. No había margen para crecer sin contratar, y el perfil adecuado era cada vez más difícil de encontrar.
El problema de la inconsistencia agravaba todo lo anterior. Diferentes presupuestadores, distintos precios para el mismo encargo. A escala, eso supone un riesgo y dificulta construir confianza con la clientela.
El propio proceso de presupuestación era totalmente manual. Correos del cliente al comercial y de ahí al equipo de impresión, con tiempos de respuesta que iban desde las cuatro horas hasta el siguiente día laborable. Para un negocio con capacidad de prensa sin utilizar, esa demora era una barrera directa al crecimiento.
Por qué AI Estimator: 35 años de experiencia, ahora en manos de cada comercial
Cuando Andy vio AI Estimator por primera vez, su reacción fue inmediata.
Ese es el cambio fundamental. La presupuestación deja de depender de un especialista. BSG está formando al personal de atención al cliente para realizar estimaciones, poniendo precios precisos en manos de cualquier persona que esté hablando con un cliente.
El beneficio de la consistencia es igual de importante. AI Estimator está programado para presupuestar de la misma forma, siempre. Sin partidas olvidadas, sin variaciones entre miembros del equipo, sin estimaciones ajustadas en silencio para ganar un trabajo a costa del margen.
Y, sobre todo, no duerme.
Resultados ya tangibles: una licitación de 750.000 £
Incluso en estas primeras fases, AI Estimator ha demostrado su valor como elemento diferenciador en ventas. BSG compitió por una licitación importante con un gran cliente del Reino Unido y convirtió la presupuestación instantánea y autoservicio en el eje central de la propuesta.
El cliente potencial nunca había visto algo así. En lugar de esperar cuatro horas o más para recibir un presupuesto, podían calcular el precio de su propio trabajo de forma instantánea, en cualquier momento. Esa capacidad fue determinante para ganar un contrato valorado en aproximadamente 750.000 £ anuales.
Construido para productos específicos, no solo para formatos estándar
Uno de los aspectos más llamativos de la experiencia de BSG es la rapidez con la que la plataforma se ha adaptado a sus necesidades específicas. BSG produce blocs autocopiativos para el NHS, acreditaciones para Royal Ascot y Wimbledon, y una variedad de formatos especializados que van mucho más allá del A4 estándar y las tarjetas de visita.
Cuando Andy preguntó si la plataforma podía gestionar blocs autocopiativos con tapas plegables, el equipo de GelatoConnect respondió rápidamente. Una versión funcional estaba lista en el plazo de un fin de semana tras su visita al Reino Unido.
BSG participa ahora en webinars semanales en los que puede ver lo que se está desarrollando y contribuir a la hoja de ruta. Cuando su proyecto de blocs autocopiativos apareció en una sesión presentada por Pradeep, reflejó algo que Andy valora especialmente: la relación es genuinamente colaborativa.
Crecer sin la sobrecarga estructural
La operación de impresión de BSG forma parte de un negocio más amplio que vende material de oficina y mobiliario. Sus comerciales ya tienen relaciones con los clientes adecuados. Lo que les faltaba era una manera de presupuestar impresión con seguridad, delante de esos clientes y sin apoyo de un especialista.
AI Estimator cambia esa dinámica. Convierte la presupuestación de impresión en algo que cualquier persona de ventas o atención al cliente puede hacer, dotando a la fuerza comercial general de BSG de una nueva capacidad que pueden utilizar de inmediato.
Andy también lo tiene claro: la impresión no es un sector en declive. Necesita modernizarse. AI Estimator es uno de los ejemplos más nítidos de cómo se concreta esa modernización en la práctica.
El modelo de partnership: por qué BSG decidió no desarrollarlo internamente
Algunas imprentas se plantean desarrollar sus propias herramientas de presupuestación. La opinión de Andy es directa: no hace falta.
Los webinars semanales de producto, un equipo de desarrollo receptivo y la velocidad con la que se han creado productos personalizados para BSG apuntan a un modelo en el que la propia relación se convierte en una ventaja competitiva.
Lo que viene a continuación
Para Andy, AI Estimator es el punto de partida de una transformación más amplia. Una vez que la presupuestación esté plenamente integrada, el siguiente paso es avanzar hacia la integración con el MIS para eliminar los puntos de contacto manuales que aún quedan. A partir de ahí, se abren el ecommerce y nuevos canales de mercado.
BSG también está siguiendo la adopción de la IA en el conjunto del negocio, desde la facturación hasta los albaranes y la presupuestación. La trayectoria es clara.
El balance final
BSG aún se encuentra en las primeras fases de su recorrido con AI Estimator, pero la dirección es nítida. Presupuestos más rápidos, precios consistentes, una fuerza comercial capacitada para presupuestar impresión con seguridad y un partner tecnológico que construye junto a ellos en lugar de a su alrededor.
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