Halb so viel Personal, doppelt so viele Aufträge: Wie Inkee die Angebotserstellung revolutioniert hat

Jede Druckerei stößt irgendwann an dieselbe Grenze. Mehr Kunden bedeuten mehr Angebotsanfragen. Mehr Angebote bedeuten mehr Mitarbeitende, die Material-, Weiterverarbeitungs- und Produktionskosten kalkulieren. Für Vincenzo Cirimele, Gründer von Inkee und Teetaly, ging diese Rechnung auf Dauer nicht mehr auf.

Sein Team bearbeitete Anfragen per E-Mail, WhatsApp und Telefon. Jede einzelne zog jemanden von wertschöpfenderer Arbeit ab. Die Antwortzeiten wurden länger. Chancen gingen verloren. Dann führte er den KI-gestützten GelatoConnect Estimator ein. Die Ergebnisse waren bemerkenswert.

Halb so viel Personal, doppelter Output

„Wir können den Personalaufwand für diese Tätigkeit im Backend um mindestens 50 % reduzieren und unsere Antwortquote gegenüber Kunden um mindestens 100 % steigern.“

Das ist keine Prognose. Das erlebt Vincenzo bereits heute. Halb so viele Menschen bewältigen das doppelte Angebotsvolumen. Für ein wachsendes Unternehmen ist das der entscheidende Unterschied zwischen effizientem Skalieren und dem Ertrinken im operativen Aufwand.

Nachdem er jahrelang alles Mögliche ausprobiert hatte – individuelle Eigenentwicklungen, unterschiedliche Drucktechnologien, gängige automatisierte Kalkulatoren – empfand Vincenzo all diese Lösungen als unzureichend. Zu starr. Zu langsam. Als er den GelatoConnect Estimator evaluierte, sah er etwas Anderes: ein System, das flexibel genug ist, um komplexe Druckspezifikationen abzubilden, und gleichzeitig einfach genug, um schnell in Betrieb zu gehen.

In zwei Wochen live – nicht in Monaten

„Es ist sehr einfach. Eine Woche für Technologie und Parameter, dann brauchte mein IT-Team nur zwei Stunden, um den GelatoConnect Estimator an unsere Plattform anzubinden.“

Eine Woche, um Inkees spezifische Technologien, Preisstrukturen und Produktionskapazitäten zu konfigurieren. Zwei Stunden für die Integration. Keine Berater. Keine monatelangen Projektpläne. Anders als bei herkömmlichen Lösungen, die umfangreiche Entwicklungsarbeit erfordern, nutzt der GelatoConnect Estimator einfache Tabellendateien für die Konfiguration. Neue Funktionen oder Preisanpassungen sind mit wenigen Klicks erledigt – ohne individuellen Code.

Geschwindigkeit gewinnt Aufträge (Kunden bestätigen es)

„Mit dem GelatoConnect Estimator können wir verschiedene Angebote mit unterschiedlichen Technologien (Digitaldruck, Offset oder Großformat) mit einem einzigen Klick bereitstellen. Mit Menschen geht das zwar auch, aber wir verlieren Zeit und wir verlieren Chancen.“

Manuelle Angebotserstellung ist nicht nur langsam. Sie begrenzt auch strategisch. Der GelatoConnect Estimator liefert sofort mehrere Varianten über verschiedene Produktionsverfahren hinweg. Digitaldruck für Kleinauflagen. Offset für größere Mengen. Jedes Angebot optimiert auf die spezifischen Auftragsparameter.

Und der GelatoConnect Estimator dient nicht nur der internen Effizienz. Inkee hat ihn direkt auf der Website eingebunden, sodass Kunden ihre Angebote selbst in Sekunden erzeugen können. Keine Formulare. Kein Warten auf Rückrufe. Nur sofortige, präzise Kalkulationen.

Das Kundenfeedback bestätigte den Ansatz. „Wir bekommen sehr viele positive Rückmeldungen von unseren Kunden: ‚Hey Vincenzo, das ist super einfach. Hey Inkee-Team, bravi, richtig gut!‘“ Geschwindigkeit und Einfachheit wurden Teil des Wertversprechens von Inkee.

Die 300-%-Steigerung durch weniger Reibung

„Es läuft in Echtzeit, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Entscheidend ist: Wir können deutlich mehr Informationen und deutlich mehr Chancen von Kunden erfassen – im B2B wie im B2C.“

Inkees Website hat sich von einer Imagebroschüre zu einem rund um die Uhr geöffneten Vertriebskanal gewandelt. Kunden reichen Angebotsanfragen ein und erhalten sofort eine Kalkulation. Ein großer italienischer Kunde beschreibt die veränderte Arbeitsweise so:

„Früher habe ich bei 10 Anfragen nur zwei oder drei über Ihr System eingereicht. Heute schicke ich 100 % meiner Anfragen, weil ich die KI-Kalkulationen in Echtzeit bekomme.“

Dieser Kunde hat Anfragen vorher gefiltert. Von 10 potenziellen Aufträgen landeten nur 2 bis 3 bei Inkee, weil der Aufwand zu hoch war. Heute geht alles durch. Das ist eine Steigerung des Angebotsvolumens um 300 bis 400 % – von einem einzigen Kunden, nur weil die Reibung wegfällt.

Von stumpfer Arbeit zu besserer Arbeit

„Ich kann zwei oder drei Mitarbeitende auf deutlich wertvollere Aufgaben umsetzen“, sagt Vincenzo. Die KI übernimmt die repetitive Arbeit. Sein Team konzentriert sich auf das, was menschliches Urteilsvermögen und Kreativität erfordert.

Genau das ist das eigentliche Versprechen von KI im operativen Geschäft: Menschen von Arbeit zu befreien, die ihre Fähigkeiten nicht ausschöpft. Bei Inkee bewältigt dasselbe Team heute deutlich mehr Volumen und widmet sich gleichzeitig wertschöpfenderen Tätigkeiten, die das Unternehmen voranbringen.

Der Zinseszinseffekt

Für Vincenzo und Inkee lieferte der GelatoConnect Estimator genau das, was wachsende Unternehmen brauchen: massive Effizienzgewinne, die sich zu echten Wettbewerbsvorteilen aufsummieren.

Die Ergebnisse:

• 50 % weniger manueller Aufwand bei der Angebotserstellung

• 100 % höhere Abschlussquote

• 300 bis 400 % mehr Angebotsvolumen von bestehenden Kunden

• 24/7-Vertriebskanal statt statischer Website

• Implementierung in zwei Wochen mit einem kleinen IT-Team

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