Martin har arbetat som kalkylator på ESP Colour i nästan nio år. Som ensam kalkylator med ansvar för offerter till både den digitala och den litografiska produktionen hade han över tid byggt upp effektiva arbetsflöden i sitt MIS-system.
Men effektivt betydde inte snabbt. Komplexa offerter kunde ta 30 minuter eller mer att bygga ihop. Och det fanns ett problem till: prissättningen var inkonsekvent.
”Någon kunde fråga mig om ett pris och jag säger att det blir 500 pund. Samma person kunde fråga någon annan här och få svaret 400 pund eller 600 pund”, förklarar Martin. ”Det var stor skillnad i prissättningen beroende på hur man såg på jobbet.”
ESP Colour blev GelatoConnect:s första kund att pilottesta AI Estimator under 2025. Den här veckan blev Martin den första kalkylatorn som hanterat 1 000 offerter med verktyget.
Offertprocessen före AI Estimator
Martins tidigare arbetsflöde byggde i hög grad på manuell inmatning via rullgardinsmenyer i MIS-systemet. Även om delar av processen automatiserats genom åren krävde varje offert fortfarande noggrann uppmärksamhet på detaljerna.
”Vi har använt [vårt gamla system] i så många år. Vi har matat in mycket i dess hjärna, och när man säger att man vill ha en viss produkt slår det ibland in på en väg som man inte vill”, säger Martin. ”Jag vet av erfarenhet att vi inte skulle producera det så, så då måste jag ändra något.”
För komplexa jobb med flera specifikationer innebar det att bygga ihop offerter bit för bit – ofta 30 minuter eller mer per estimat.
Att lära sig lita på AI-driven offertgivning
Martins första reaktion på AI Estimator var försiktigt optimistisk. Han såg potentialen, men behövde bygga upp förtroendet för systemet.
”I början dubbelkollade jag allt. Man har inte riktigt det där förtroendet från start, så det tog lite längre tid”, minns han. ”Nu känner jag att jag har enormt mycket större förtroende för det – jag kan i princip bara slänga in offerten, spara den, skicka den och veta att det blir rätt.”
Inlärningskurvan tog några veckor, men förbättringen var kontinuerlig. ”När vi först började använda det blev jag väldigt imponerad av hur snabbt Gelato-teamet faktiskt utvecklade det. När vi började lägga till regler och anpassa det mer efter oss blev det mycket bättre och snabbare.”
Arbetsflödet i dag
Martins offertprocess har förändrats i grunden. Han tar emot offertförfrågningar via mejl, kopierar specifikationerna och klistrar in dem direkt i AI Estimator.
”För det mesta när jag gör mina estimat kopierar och klistrar jag bara in specen i AI-rutan för att generera priset, och sedan sparar jag det, tittar på en PDF och bifogar den i mejlet”, förklarar han.
Tidsbesparingen är betydande. ”Jag skulle absolut säga att man kan göra det inom 60 sekunder från att man matar in det till att man trycker på skicka till kunden.”
För enkla offerter granskar Martin inte ens resultatet längre. ”Om det är en väldigt rättfram produkt kollar jag inte ens vad det blivit. Jag litar helt på det. Jag bara gör det och skickar.”
Bortom hastigheten: konsekvens och strategisk prissättning
Snabbheten frigjorde tid till mer värdeskapande arbete. ”Jag märker nu att jag har mer tid att faktiskt mejla kunder och fråga hur priset såg ut, och jobba närmare dem för att vinna jobben”, säger Martin. ”Det hjälper definitivt i det avseendet [med vinstfrekvensen].”
Men kanske ännu mer värdefullt än hastigheten är konsekvensen. AI Estimator eliminerade den prisspridning som uppstod när flera personer offererade samma jobb.
”Med det här systemet, där det bara genereras ett pris, kan vem som helst använda det och alla kommer fram till samma pris varje gång”, förklarar Martin. ”Vill man göra ändringar kan man bara lägga till de extra 5 % eller 10 %, eller dra av – och sedan följa upp hur många jobb man vinner och justera igen utifrån det.”
ESP Colour använder också anpassade prissättningsregler för att justera marginalerna mot specifika kunder, vilket säkerställer konkurrenskraftiga priser där det behövs samtidigt som lönsamheten upprätthålls över hela linjen.
Förtroendet efter 1 000 estimat
Efter att ha hanterat 1 000 estimat med AI Estimator frågade vi Martin hur trygg han känner sig med de offerter verktyget producerar.
”Mycket”, svarar han utan att tveka. ”Mycket trygg ... till den grad att om det är en väldigt rättfram produkt kollar jag inte ens vad det blivit. Jag litar helt på det.”
Hans råd till andra kalkylatorer som funderar på AI-driven offertgivning? ”Om någon frågade mig om min ärliga åsikt och sa att de funderade på att göra det här, skulle jag säga ja, kör på.”
Vad som väntar härnäst för ESP Colour
I dag använder ESP Colour AI Estimator främst för sin digitala produktion. Martins nästa mål är att utöka användningen till litografin också.
”Tanken är ju att vi så småningom ska kunna göra allt det där, för just nu har vi bara fokuserat på det digitala och säkerställt att vi finjusterat det ordentligt. När vi når en punkt där man kan lägga in allt det litografiska också, då blir det verkligen mycket enklare.”
Efter nio år av manuella offertprocesser är Martins dom om AI Estimator tydlig: ”Det är en bra grej, och ju mer tid vi lägger på att anpassa den efter oss, desto enklare gör den allt. Den gör definitivt mitt liv enklare – och det kan ju bara vara bra.”
Redo att offerera snabbare och smartare?
Fyll i formuläret nedan för att boka en demo av AI Estimator med GelatoConnect-teamet.
Se GelatoConnect Estimator i praktiken
Förvandla timmar av manuell offerering till exakta tryckofferter på sekunder. Starta din kostnadsfria provperiod och skapa din första AI-drivna offert i dag.
Starta din kostnadsfria provperiod →
