La gestión manual de pedidos no solo es tediosa. Está limitando tu potencial de crecimiento. Cada llamada telefónica, cada confirmación por correo electrónico, cada entrada manual de datos te roba tiempo que tu equipo podría dedicar a hacer crecer tu negocio.
Artistree lo sabe de primera mano. El mayor fabricante de marcos del mundo produce dos millones de marcos al año y abastece a 1.400 tiendas Michaels en EE. UU. y Canadá. Trabajan con 500 molduras distintas y dan servicio tanto a cuentas comerciales B2B como a socios de comercio electrónico vía API. Pese a su escala y a una clientela consolidada, los procesos manuales de venta les ponían un techo que no conseguían superar.
Entonces dieron el salto. Al pasarse al aprovisionamiento automatizado, Artistree captó 12 nuevos clientes sin hacer una sola llamada en frío, sustituyó las cadenas de correos por mensajería en tiempo real y liberó a su equipo de ventas de la búsqueda constante de pedidos.
Para los proveedores de materiales que dan servicio al sector de la producción gráfica, su transformación demuestra lo que es posible cuando dejas de gestionar los pedidos manualmente y empiezas a dejar que los pedidos lleguen solos.
Los costes ocultos de la gestión manual de pedidos
La mayoría de los proveedores subestima el coste real de los procesos manuales. No se trata solo de horas de trabajo (aunque suman, y rápido). La gestión manual de pedidos genera cuatro problemas críticos:
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Pérdida de tiempo del equipo. Llamadas en frío, ferias del sector, cadenas de correos, confirmaciones de pedido. Vishal Kotadiya, Business Program Manager en Artistree (el mayor fabricante de marcos del mundo, con dos millones de marcos producidos al año), explica cómo trabajaban antes: «Antes de GelatoConnect, gran parte del trabajo era el clásico canal de ventas: llamadas en frío, correos en frío. Durante el año también acudíamos a muchas ferias y exposiciones para construir red, conocer a los clientes y entender sus necesidades».
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Comunicación ineficiente. Cuando los pedidos circulan por correo electrónico, la información se dispersa. Se pierden detalles. Los seguimientos se alargan. «Antes de GCP, toda la comunicación pasaba por correo electrónico —dice Kotadiya—. La aplicación de mensajería nos permite una comunicación más fluida. Es como mandar un mensaje de texto. Sucede en tiempo real y está muy optimizada».
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Ingresos imprevisibles. Sin integración digital eres reactivo, no proactivo. No ves cuándo a tus clientes se les está agotando el inventario. No puedes prever cuándo llegará el próximo pedido. Hacer previsiones se convierte en adivinar.
Limitaciones para escalar. Cada nuevo cliente añade más carga manual. Crecer significa contratar más personal para gestionar pedidos en lugar de invertir en capacidades que amplíen tu oferta.
Lo que aporta la automatización del aprovisionamiento digital
Las plataformas de aprovisionamiento automatizado transforman la forma en que los proveedores conectan con sus clientes. En lugar de perseguir pedidos, los pedidos llegan a ti a través de canales digitales integrados directamente con la operativa de tus clientes.
Flujo de pedidos automatizado. Las órdenes de compra llegan al instante a través de un portal centralizado, con todos los detalles incluidos. Sin llamadas cruzadas. Sin entrada manual de datos. Sin información perdida en hilos de correo. Tu equipo revisa los pedidos, los acepta y gestiona la entrega desde una única interfaz.
Comunicación en tiempo real. Las plataformas digitales incluyen mensajería que agiliza la coordinación entre proveedores y clientes. Las preguntas se responden al momento. Las actualizaciones de pedido ocurren en tiempo real. La comunicación queda organizada por pedido en lugar de dispersarse entre bandejas de entrada.
Acceso a una red. En lugar de buscar clientes uno a uno con prospección en frío, las plataformas digitales te conectan con una red ya existente de empresas que buscan activamente proveedores de materiales. Tu catálogo se hace visible para cientos o miles de clientes potenciales sin esfuerzo comercial adicional.
Visibilidad operativa. Las apps móviles y las herramientas digitales dan a tu equipo una visión clara del estado de los pedidos, los datos de envío y los plazos de entrega. El escaneo de códigos de barras y los workflows automatizados reducen errores y aceleran el procesamiento.
Impacto real: la transformación de Artistree
Tras incorporarse a GelatoConnect Procurement, los resultados fueron inmediatos:
12 nuevos clientes captados sin llamadas en frío. «Tenemos unos 12 clientes en EE. UU. y uno en Canadá con los que nunca habíamos hecho negocios», explica Kotadiya. «Conectamos a través de GCP». En su sector, eso es mucho. «El wall art es un sector muy pequeño, y tener 12 clientes nuevos es una bendición».
Captación de clientes simplificada. Pasar del outbound al inbound cambió por completo su enfoque comercial. «GelatoConnect ha cambiado eso. Ahora son los clientes los que vienen a nosotros. Nos encuentran en la red de GelatoConnect Procurement. El proceso se ha simplificado».
Menos carga de trabajo comercial. El ciclo de ventas tradicional (llamadas en frío, ferias, construcción de relaciones) se ha comprimido. «Reduce la carga de trabajo desde el principio», dice Kotadiya. Su equipo dedica menos tiempo a buscar clientes y más a atenderlos.
Comunicación más rápida y clara. Pasar del correo a la mensajería en tiempo real generó beneficios operativos inmediatos. «Si surge cualquier incidencia, la visibilidad de la comunicación es mucho más rápida», señala Kotadiya.
¿Qué superó las expectativas? «Las dos grandes cosas son la visibilidad de tus productos en GCP frente a varios cientos y miles de clientes, y la facilidad de uso de la aplicación».
Cómo funciona GelatoConnect Procurement
GelatoConnect Procurement conecta directamente a los proveedores de materiales con una red de prestadores de servicios de impresión a través de una plataforma digital pensada para el sector productivo.
Visibilidad de catálogo digital. Tus productos se hacen visibles para empresas de producción gráfica de toda la red. Las imprentas pueden consultar tu catálogo, comprobar disponibilidad y hacer pedidos sin contactar primero con tu equipo de ventas.
Gestión automatizada de pedidos. Cuando un cliente realiza un pedido, este llega a tu portal con todas las especificaciones, cantidades y datos de entrega incluidos. Revisas, aceptas y procesas los pedidos a través de una interfaz unificada.
Comunicación integrada. La mensajería integrada mantiene toda la comunicación relacionada con los pedidos organizada y accesible. Tu equipo puede responder dudas, dar actualizaciones y coordinar envíos sin saltar entre el correo, el teléfono y otras herramientas.
Herramientas móviles para el almacén. Una app móvil ofrece a tu equipo de almacén visibilidad sobre los pedidos y los datos de envío directamente sobre el terreno. El escaneo de códigos de barras y los workflows digitales reducen errores y aceleran el procesamiento.
Potencial de crecimiento de la red. A medida que la red de GelatoConnect se expande, tu catálogo gana visibilidad ante nuevos clientes potenciales de forma automática. No te limitas a productos vinculados a relaciones concretas. «Te permite ofrecer tus productos no específicos a un público mucho más amplio», explica Kotadiya. «Es como abrir una tienda dentro de otra tienda».
Dar el paso
Para Artistree, la decisión de unirse a GelatoConnect Procurement fue natural. Ya estaban produciendo pedidos para Gelato como imprenta. Cuando surgió la oportunidad de actuar también como distribuidor para otras imprentas de la red, vieron claro su potencial.
El proceso de incorporación fue ágil. «Una vez incorporados, todas las pruebas con el equipo fueron sobre ruedas», recuerda Kotadiya. «Tuvimos una comunicación muy estrecha entre ambas partes». Una vez que el equipo entendió el proceso y resolvió las dudas iniciales, la operativa fluyó sin problemas.
¿Lo mejor? En Artistree saben que aún no han exprimido todo el potencial de la plataforma. «No creo que hayamos sacado todavía el máximo partido a GCP. Es algo que tenemos en el plan para 2026», dice Kotadiya. «Si en 2026 aprovechamos plenamente Connect y la plataforma GCP, creo que se nos abrirán enormes oportunidades».
Tu próximo paso
La gestión manual de pedidos cumplió su función. Pero en un sector donde la eficiencia y la velocidad determinan la ventaja competitiva, la automatización ya no es opcional. Es la forma en que escalan los proveedores modernos.
Si quieres convertir las llamadas en frío en pedidos entrantes, las cadenas de correos en comunicación en tiempo real y los ingresos imprevisibles en pedidos recurrentes automatizados, GelatoConnect Procurement puede ayudarte a conseguirlo.
Únete a la red de proveedores y empieza a conectar con empresas de producción gráfica que necesitan tus materiales.
