Die beste Beschaffungssoftware für Druckbetriebe 2026

Einkauf: der unbesungene Held im Hintergrund und das Rückgrat vieler Unternehmen. Was umfasst der Einkauf darüber hinaus? Einkauf kann für Unternehmen sehr Unterschiedliches bedeuten, doch eines sollte er auf keinen Fall sein: ein bürokratisches Monster. 

Der endlose Papierkram und die Sorgen mit Lieferanten können für Unternehmer und Operations Manager zermürbend sein. Stellen Sie sich vor, Sie verwandeln Ihren Beschaffungsprozess in eine schlanke, schlagkräftige und gewinnbringende Maschine, die Ihnen Zeit spart und Ihren Gewinn steigert. Genau das verspricht Beschaffungssoftware.

In diesem Beitrag erläutern wir die Vorteile von Beschaffungssoftware und stellen die besten Lösungen vor, mit denen Sie Ihre Einkaufsprozesse transformieren können. 

Wir betrachten die Kernfunktionen und das Preis-Leistungs-Verhältnis jedes Tools, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel:

• Beschaffungssoftware hilft dabei, das Sourcing zu optimieren, Lieferantenbeziehungen zu managen und Einkaufsprozesse effizienter zu gestalten.

• Zu den Features, auf die Sie achten sollten, gehören automatisierte Workflows, robotergestützte Prozessautomatisierung, Contract-Lifecycle-Management, Lieferanten- und Bestandsmanagement, Kostenoptimierung, KI-basierte Empfehlungen sowie Echtzeit-Tracking.

• Tools für das Beschaffungsmanagement bieten Vorteile wie Kostenersparnis, verbessertes Lieferantenmanagement und Steuerung direkter wie indirekter Ausgaben, strategisches Sourcing, mehr Transparenz, effiziente Buchhaltungssysteme und ein besseres Risikomanagement.

• Zu den vorgestellten Top-Software-Lösungen gehören GelatoConnect, Kissflow Procurement Cloud, Coupa Procurement und weitere — jede mit einzigartigen Funktionen und Vorteilen.

Was ist Beschaffungssoftware?

Beschaffungssoftware ist ein digitales Tool, das den gesamten Einkaufsprozess automatisiert und steuert. Ziel der Software ist es, das Sourcing zu optimieren, die Compliance zu stärken und Echtzeitdaten bereitzustellen, um fundierte Einkaufsentscheidungen zu ermöglichen und das Lieferantenmanagement zu verbessern. Durch die Optimierung von Beschaffungs-Workflows hilft sie Unternehmen, Kosten zu senken und operative Effizienz zu erreichen.

Vorteile von Tools für das Beschaffungsmanagement

Tools für das Beschaffungsmanagement bieten zahlreiche Vorteile, die die Arbeitsweise eines Unternehmens grundlegend verändern können. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Vorteile dieser innovativen Lösungen.

Optimierte Beschaffungsprozesse

Mit Beschaffungssoftware werden Ihre Sourcing-Prozesse mühelos und manuelle Eingriffe deutlich reduziert. Automatisierte Workflows übernehmen alles — von Bestellanfragen über Freigaben bis hin zur Kommunikation mit Lieferanten — damit nichts übersehen wird. 

Erhebliche Kostenersparnis

Die Automatisierungsfunktionen von Beschaffungssoftware sorgen für Kostenersparnis, indem sie manuelle Arbeit und menschliche Fehler minimieren. Funktionen wie Dashboards zur Kostenkontrolle und Budget-Tracking liefern präzise Einblicke und verbessern Transparenz und Entscheidungsfindung bei den Ausgaben.

Verbessertes Lieferantenmanagement

Beschaffungssoftware erleichtert das Management der Lieferkette für Unternehmen jeder Größe und fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen Einkaufsteams, Abteilungen und potenziellen Lieferanten. 

Mit Funktionen wie automatisierter Kommunikation, Performance-Tracking und Compliance-Prüfungen können Unternehmen pünktliche Lieferungen sicherstellen, Qualitätsstandards wahren und stärkere Partnerschaften mit ihren Lieferanten aufbauen.

Mehr Transparenz und Kontrolle

Beschaffungssoftware ist ein wertvolles Werkzeug, um Einblicke in Ausgaben nach Kategorien zu gewinnen und die Einhaltung von Budgetvorgaben sicherzustellen. Das integrierte Dashboard zur Kostenkontrolle und automatisierte Warnmeldungen helfen, unkontrollierte Ausgaben zu vermeiden. 

Diese ganzheitliche Sicht fördert bessere Entscheidungen und schafft einen effizienteren, kostengünstigeren Beschaffungsprozess.

Compliance und Risikomanagement

Diese Tools helfen Unternehmen, interne Kontrollen, Ausgabenrichtlinien und regulatorische Anforderungen einzuhalten. Durch die Automatisierung von Compliance-Prüfungen und mehrstufigen Freigabe-Workflows minimiert Beschaffungssoftware das Risiko von Betrug und finanziellen Unstimmigkeiten.

Wichtige Features von Beschaffungsmanagement-Software

Beschaffungsmanagement-Software bietet eine umfassende Palette an Tools, mit denen sich der Einkaufsprozess optimieren und automatisieren lässt — für effiziente und kostengünstige Abläufe. Durch die Zentralisierung und Optimierung von Beschaffungsaktivitäten erhöht die Software Transparenz, Kontrolle und Compliance über den gesamten Beschaffungs-Lifecycle hinweg.

• Automatisierte Beschaffungs-Workflows: Diese vereinfachen Ihren Einkaufsprozess für Bestellanforderungen, Freigaben und Bestellungen, reduzieren manuelle Aufgaben und minimieren das Fehlerrisiko.

• Lieferantenmanagement: Mit diesem Tool managen Sie Lieferantenbeziehungen mühelos: Es trackt die Performance Ihrer Lieferanten, optimiert die Kommunikation und bündelt alle Lieferanteninformationen auf einer Plattform für schnellen Zugriff. 

• Bestandsmanagement: Halten Sie optimale Lagerbestände mit Funktionen, die Echtzeit-Updates liefern, Nachbestellpunkte automatisieren und Out-of-Stock- oder Überbestandssituationen verhindern. 

• Kostenoptimierung: Identifizieren und nutzen Sie Einsparpotenziale durch Funktionen, die Ausgabenmuster analysieren, bessere Preise verhandeln und unnötige Kosten eliminieren. 

• KI-basierte Empfehlungen: Verbessern Sie Ihre Entscheidungsfindung mit KI-gestützten Insights, die die besten Lieferanten vorschlagen, Bestellmengen optimieren und künftigen Bedarf auf Basis historischer Daten prognostizieren. 

• Echtzeit-Tracking und Analytics: Gewinnen Sie umfassende Transparenz über Ihren Beschaffungsprozess durch Echtzeit-Tracking und Analytics — so überwachen Sie Fortschritte, identifizieren Engpässe und treffen datenbasierte Entscheidungen.

Die 10 besten Beschaffungslösungen für effizientes Sourcing

Bereit, die passende Softwarelösung für Ihr Unternehmen auszuwählen? Hier finden Sie einen Überblick über die zehn besten Lösungen, die Ihre Beschaffungsprozesse mühelos optimieren.

1. GelatoConnect

GelatoConnect ist eine umfassende Beschaffungssoftware, die die Effizienz der Beschaffung durch intelligente Automatisierung und KI-gestützte Tools optimiert. Sie richtet sich an Unternehmen, die schlanke Prozesse, ein professionelles Lieferantenmanagement und kostensparende Lösungen benötigen. 

Mit Funktionen wie Echtzeit-Tracking und fortgeschrittenen Analysen versetzt GelatoConnect Unternehmen in die Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, manuelle Aufgaben zu reduzieren und die gesamten Beschaffungsabläufe zu verbessern. Mit GelatoConnect senken Sie Ihre Rohstoffkosten dank Volumenbündelung und effizientem Bestandsmanagement um 5 % bis 20 %, reduzieren Ihre Versandkosten durch automatisierten Versand und Volumenbündelung um 10 % bis 25 % und steigern Ihre Profitabilität durch produkt- und maschinenunabhängige Workflows um 3 % bis 7 %.

Vorteile

GelatoConnect bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, indem die Beschaffungsprozesse gestrafft und die operative Effizienz gesteigert werden:

• Integrierte Compliance-Prüfungen und mehrstufige Genehmigungs-Workflows sorgen für die Einhaltung interner Richtlinien und regulatorischer Vorgaben.

• Lässt sich nahtlos in bestehende Finanzsysteme integrieren und ermöglicht so reibungslose Abläufe im gesamten Tech-Stack.

• Die cloudbasierte Bereitstellung erlaubt ein flexibles, skalierbares Wachstum, das mit Ihren Anforderungen Schritt hält.

Einschränkungen

Auch wenn GelatoConnect ein leistungsstarkes Werkzeug ist, gilt es einige Punkte zu berücksichtigen:

• Die Einführung von GelatoConnect kann zeitaufwendig sein und erfordert dedizierte Ressourcen für ein optimales Setup.

• Der umfangreiche Funktionsumfang kann zu Beginn überwältigend wirken.

2. Kissflow Procurement Cloud

Kissflow Procurement Cloud ist eine vielseitige und benutzerfreundliche Plattform, die die Beschaffung für Unternehmen jeder Größe vereinfacht. Mit dem Fokus auf Automatisierung und Anpassbarkeit reduziert sie manuellen Aufwand, verbessert die Compliance und bietet ein maßgeschneidertes Erlebnis, das den individuellen Anforderungen jeder Organisation gerecht wird.

Kissflow automatisiert Workflows, verwaltet Lieferanten, kümmert sich um Bestellungen und Rechnungen und lässt sich nahtlos in ERP-Systeme integrieren. Wesentliche Analyse- und Reporting-Tools sorgen für mehr Effizienz.

Vorteile

Kissflow Procurement Cloud vereinfacht Beschaffungsprozesse mit Fokus auf Automatisierung und Anpassbarkeit:

• Vereinfacht die Beschaffung durch eine individuell anpassbare Plattform. 

• Die Automatisierung der Workflows reduziert manuelle Fehler und sorgt für reibungslosere Abläufe. 

Einschränkungen

Trotz seiner Stärken hat Kissflow einige Einschränkungen, die zu beachten sind:

• Im Vergleich zu umfassenderen Lösungen wie GelatoConnect ist der Umfang fortgeschrittener Features begrenzt.

• Der Kundensupport reagiert mitunter eher langsam.

Preise

Es gibt ein gestaffeltes Preismodell: Der Basistarif startet bei 1.500 US-Dollar pro Monat und skaliert je nach Anzahl der Nutzer sowie den benötigten Zusatzfunktionen. 

3. Coupa Procurement

Coupa Procurement ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine robusten Funktionen für ein effizientes Spend-Management. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Ausgaben zu steuern, Lieferanten zu managen und Beschaffungsprozesse zu straffen – für mehr operative Effizienz.

Coupa bietet ein detailliertes Spend-Management, Tools zur Bewertung der Lieferantenleistung, automatisierte Workflows und mobilen Zugriff und stellt dabei stets Compliance und intuitive Bedienung sicher.

Vorteile

Coupa Procurement überzeugt durch sein benutzerfreundliches Design und seinen robusten Funktionsumfang:

• Das intuitive Design erleichtert die Navigation und die effektive Nutzung der Plattform.

• Coupa stellt die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und regulatorischen Vorgaben sicher.

Einschränkungen

Die fortgeschrittenen Funktionen von Coupa bringen einige Nachteile mit sich:

• Der umfassende Funktionsumfang von Coupa ist mit einem höheren Preis verbunden als bei mancher Alternative.

• Einrichtung und vollständige Integration von Coupa können in größeren Organisationen zeitintensiv sein.

Preise

• Free Plan

• Verified Plan: 549 US-Dollar pro Jahr

• Premium Support Plan: 499 US-Dollar pro Jahr

• Advanced Plan: 4.500 US-Dollar pro Jahr 

4. SAP Ariba Procurement Planning

SAP Ariba ist eine leistungsstarke Beschaffungssoftware, die von Großunternehmen weltweit eingesetzt wird. Sie verbindet die Funktionen der Lieferkette von der Beschaffung bis zur Bezahlung in einer nahtlosen, umfassenden Lösung für ein effizientes Management der Beschaffungsaktivitäten.

SAP Ariba überzeugt im Lieferantenmanagement, bei Procure-to-Pay-Lösungen, in der fortgeschrittenen Ausgabenanalyse und im Rechnungsmanagement – alles auf einer einheitlichen Plattform, die Effizienz und Compliance sicherstellt.

Vorteile

SAP Ariba bietet umfangreiche Vorteile für ein nahtloses Management der Beschaffungsaktivitäten:

• Automatisiert und integriert Beschaffungsprozesse, spart Zeit und reduziert Fehler.

• Stellt die Einhaltung interner und externer Richtlinien sicher und minimiert dadurch Risiken.

Einschränkungen

SAP Ariba kann einige Herausforderungen mit sich bringen, darunter:

• Die Implementierung kann komplex sein und erfordert für das Setup unter Umständen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand.

• Die Preisstruktur kann vergleichsweise hoch ausfallen.

Preise

• Starten Sie mit einer kostenlosen 14-tägigen Testphase oder buchen Sie eine Demo, um ein individuelles Preisangebot zu erhalten.

5. Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud ist eine native Cloud-Lösung, die Beschaffungsprozesse strafft und sich nahtlos in weitere Oracle-Cloud-Dienste integriert. Sie bietet ein End-to-End-Beschaffungserlebnis, das auf Skalierbarkeit und fortgeschrittene Analysen ausgelegt ist.

Oracle Procurement Cloud automatisiert Workflows, verwaltet Lieferanten und Verträge, liefert Ausgabenanalysen und unterstützt Self-Service-Beschaffung in einer skalierbaren, integrierten Umgebung.

Vorteile

Oracle Procurement Cloud bietet wachsenden Unternehmen mehrere zentrale Vorteile:

• Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen.

• Fortgeschrittene Analysen und Insights zur Optimierung der Ausgaben.

Einschränkungen

Berücksichtigen Sie auch mögliche Einschränkungen von Oracle Procurement Cloud, darunter:

• Ohne bereits vorhandene Oracle-Systeme kann die Implementierung komplex sein.

• Höhere Kosten im Vergleich zu manchen anderen Lösungen, wodurch sie für kleinere Unternehmen weniger geeignet ist.

Preise

Die Lösung folgt einem abonnementbasierten Preismodell, wobei konkrete Preisinformationen in der Regel auf Anfrage bereitgestellt werden. Für ein detailliertes Angebot wenden Sie sich am besten an das Vertriebsteam. 

6. Jaggaer

Jaggaer bietet eine umfassende Beschaffungslösung, die für ihre starken Funktionen im Lieferantenmanagement bekannt ist. Sie bedient verschiedene Branchen mit einer robusten Tool-Suite, die Beschaffungsprozesse strafft und wertvolle Einblicke für bessere Entscheidungen liefert.

Jaggaer bietet leistungsstarkes Lieferantenmanagement, Spend Analytics, Vertragsmanagement und Procure-to-Pay-Lösungen und ermöglicht so effiziente Beschaffungsabläufe über Branchen hinweg.

Vorteile

Jaggaer ist dafür bekannt, wertvolle Einblicke zu liefern und Risiken in der Beschaffung zu reduzieren:

• Spend Analytics liefert umsetzbare Einblicke und unterstützt Sie dabei, fundierte Beschaffungsentscheidungen zu treffen.

• Ein effektives Vertragsmanagement minimiert Compliance-Risiken und mögliche Strafen.

Einschränkungen

Trotz seiner Stärken hat Jaggaer einige Einschränkungen, darunter:

• Der umfangreiche Funktionsumfang kann zu einem komplexen und zeitaufwendigen Implementierungsprozess führen.

• Die fortgeschrittenen Funktionalitäten gehen mit einem hohen Preis einher.

Preise

Die Preise von Jaggaer werden individuell auf die spezifischen Anforderungen und die Größe des Unternehmens zugeschnitten. Für ein detailliertes Angebot wenden Sie sich an das Vertriebsteam. 

7. GEP SMART

GEP SMART ist eine cloudbasierte Beschaffungssoftware, die komplexe Beschaffungsprozesse für große Unternehmen vereinfacht. Sie integriert End-to-End-Beschaffungsfunktionen in eine einheitliche Plattform und bietet umfassende Funktionalität sowie fortschrittliche Analysen für fundierte Entscheidungen.

GEP SMART bietet eine einheitliche Beschaffungsplattform, fortschrittliche Spend-Analyse, Lieferantenmanagement, Kategorie-Management und nahtlose Integration mit Drittsystemen.

Vorteile

GEP SMART bietet einen umfassenden Funktionsumfang, von dem große Unternehmen profitieren:

• Deckt das gesamte Spektrum der Beschaffungsaktivitäten ab.

• Liefert tiefe Einblicke in Ausgaben und Lieferantenleistung.

Einschränkungen

Beachten Sie die Herausforderungen, die mit der Nutzung von GEP SMART einhergehen:

• Steile Lernkurve aufgrund des umfangreichen Funktionsumfangs.

• Die Komplexität bei Anpassung und Integration kann zusätzlichen IT-Support erfordern.

Preise

Bietet individuelle Preise basierend auf den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Für detaillierte Preisinformationen wenden Sie sich direkt an GEP.

8. Zycus

Zycus zeichnet sich durch seine KI-gestützten Funktionen und robusten Analyse-Tools aus und bietet eine umfassende Suite von Lösungen zur Optimierung des Beschaffungsprozesses. Besonders hervorzuheben ist die verbesserte Transparenz über Ausgaben und Lieferantenleistung durch detaillierte Analysen.

Zycus nutzt KI-gestützte Automatisierung, Lieferantenmanagement, Spend-Analyse, Vertragsmanagement und E-Procurement-Funktionen, um die Effizienz in der Beschaffung zu steigern und strategische Entscheidungen zu fördern. 

Vorteile

Zycus steigert die Beschaffungseffizienz mit seinen fortschrittlichen Tools:

• Verbesserte Transparenz über Ausgaben und Lieferantenleistung

• Detaillierte Analysen für strategische Entscheidungen

Einschränkungen

Allerdings hat Zycus auch seine Schwächen:

• Anpassungen und Integrationen können kostspielig sein

• Die Reaktionszeiten des Kundensupports können variieren

Preise

Buchen Sie eine Demo oder wenden Sie sich an das Vertriebsteam von Zycus, um ein detailliertes Angebot zu erhalten. 

9. Tipalti

Tipalti ist eine robuste E-Procurement-Lösung, die sich auf die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und die Vereinfachung globaler Zahlungen konzentriert. Sie ist primär für Finanzteams konzipiert, die die Kontrolle über den Zahlungsprozess gewinnen und gleichzeitig Compliance sicherstellen sowie Risiken reduzieren möchten.

Tipalti überzeugt bei der globalen Zahlungsabwicklung, im Lieferantenmanagement, bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung, bei der Steuer-Compliance und beim Multi-Währungs-Support und bietet ein nahtloses und effizientes Erlebnis in der Kreditorenbuchhaltung.

Vorteile

Tipalti strafft den Zahlungsprozess und stellt gleichzeitig die Compliance sicher:

• Stellt die Einhaltung steuerlicher und regulatorischer Vorgaben in verschiedenen Regionen sicher.

• Echtzeit-Tracking von Zahlungen und zentralisierte Lieferanteninformationen.

Einschränkungen

Beachten Sie die Einschränkungen von Tipalti:

• Hauptsächlich auf Zahlungen ausgerichtet und bietet weniger umfassende Beschaffungsfunktionen.

• Komplexer Einrichtungs- und Integrationsprozess.

Preise

Der Starter Plan kostet 129 USD pro Monat, der Premium Plan und der Elite Plan haben individuelle Preise basierend auf den Anforderungen des Unternehmens. 

10. ProcurementExpress.com

ProcurementExpress.com ist eine unkomplizierte Beschaffungslösung, die auf kleine und mittelständische Unternehmen zugeschnitten ist. Besonders beliebt ist sie bei Teams, die ein effektives Bestellmanagement ohne die Komplexität größerer Systeme benötigen, und bietet eine benutzerfreundliche Erfahrung.

ProcurementExpress.com bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, Budgetkontrolle, anpassbare Genehmigungs-Workflows, sofortige Benachrichtigungen und mobilen Zugriff und vereinfacht so die Beschaffung für kleinere Teams.

Vorteile

ProcurementExpress.com macht die Beschaffung für kleinere Unternehmen einfacher; und so geht's:

• Vereinfacht die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen

• Ermöglicht schnelle Entscheidungen durch sofortige Benachrichtigungen

Einschränkungen

Allerdings kann die Lösung in einigen Bereichen Schwächen aufweisen, darunter:

• Möglicherweise fehlen fortgeschrittene Funktionen, die größere Unternehmen benötigen

• Begrenzte Integrationsmöglichkeiten mit anderen Unternehmenssystemen

Preise

• Basic Plan: 255 USD pro Monat

• Better Plan: 520 USD pro Monat

• Best Plan: 1.280 USD pro Monat

• Enterprise Plan: Individuelle Preise basierend auf den Anforderungen des Unternehmens.

So wählen Sie die beste Beschaffungssoftware

Die Wahl der richtigen Beschaffungssoftware für Ihr Unternehmen ist entscheidend. Hier sind sechs wesentliche Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten: 

1. Benutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software für alle Teammitglieder einfach zu bedienen und intuitiv navigierbar ist.

2. Features: Achten Sie auf die wesentlichen Features, die Ihren Beschaffungsanforderungen entsprechen, wie automatisierte Workflows, Lieferantenmanagement und Analyse-Tools.

3. Integrationsfähigkeit: Die Software sollte sich nahtlos in Ihren bestehenden Technologie-Stack und andere Geschäftsanwendungen integrieren lassen.

4. Kundensupport: Ein zuverlässiger und gut erreichbarer Kundensupport spart Zeit und reduziert Frustration, wenn Probleme auftreten.

5. Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann und dem zunehmenden Volumen sowie der Komplexität der Beschaffungsprozesse gerecht wird.

6. Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Software über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um sensible Beschaffungs- und Lieferantendaten zu schützen.

Indem Sie Ihre gewählte Beschaffungssoftware auf Ihre Geschäftsanforderungen und Prozesse abstimmen, sorgen Sie für eine reibungslosere Integration, maximieren Effizienzgewinne und fördern die Akzeptanz im gesamten Team.

Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit GelatoConnect

Nach dem Überblick über die führenden Beschaffungssoftware-Lösungen wird deutlich: Mit dem richtigen Tool lassen sich Ihre Einkaufsprozesse vollständig transformieren. Doch welche Lösung bietet das umfassendste Toolset für Ihr Beschaffungsmanagement? GelatoConnect!

Unsere Plattform bietet Features wie automatisierte Workflows, Lieferantenmanagement und AI-gestützte Empfehlungen. Diese Tools optimieren die Beschaffung, ermöglichen erhebliche Kosteneinsparungen und stärken die Lieferantenbeziehungen. 

Bereit, Ihre Beschaffung zu revolutionieren? Vereinbaren Sie einen Termin mit GelatoConnect und erfahren Sie, wie wir Kosten senken und die Effizienz in Ihrer Produktionsumgebung steigern.