För DC Print, ett familjeägt tryckeri i Dublin, var lagerinventeringen inte bara tidskrävande – den slukade en hel arbetsdag varje vecka. Lagret hölls koll på i Excel-ark. Leverantörspriser jagades via telefon. Manuell räkning avgjorde vad som fanns på hyllan.
Sedan införde de GelatoConnect Procurement.
Inom några veckor hade det 25 år gamla företaget förändrat hela sin inköpsverksamhet. Den manuella inventeringen försvann. Materialkostnaderna sjönk med upp till 70 %. Och framför allt – varje medarbetare, från ledning till produktionsgolv, fick realtidsöverblick över lagret.
Så här gjorde de, och det här kan andra tryckerier lära sig av deras erfarenhet.
DC Print arbetar inom flera produktkategorier – digitaltryck, skyltar, profilprodukter och tryck på kläder. Att hantera lager över hela den bredden skapade betydande problem.
Stephen från DC Print beskriver hur det såg ut förr: ”It was very manual, very time-consuming. We had Excel sheets, price lists, and manual stock takes. You could take a day to do a full stock take.”
Bristen på överblick skapade stress långt utöver den förlorade tiden. ”Countless times we've gone in and said, 'The customer ordered 5,000 flyers,' and then realized, 'We're short 500 sheets.' You're letting customers down.”
Inköpskunskapen satt hos bara en eller två personer. Att jaga leverantörer för prisuppgifter åt timmar. Teamet behövde ett bättre sätt att jobba.
DC Print valde GelatoConnect Procurement efter samtal med andra tryckerier i Gelato-nätverket. Beslutet vilade på tre faktorer: mobil åtkomst, automatiserad lagerhantering och central leverantörshantering.
Implementeringen tog bara några veckor – en bråkdel av tiden för traditionella system. Stephen lyfter fram deras stegvisa upplägg för utbildning: ”We trained people as we went, step by step. Everybody bought into it from the beginning, and that's a key thing for anybody coming on to GelatoConnect – get the staff to buy into it.”
Mobilappen blev själva nyckeln. Alla i teamet fick utbildning och åtkomst till skanner via mobilen. När personalen nu märker att lagret börjar tryta skannar de streckkoden, ser exakta lagernivåer och lägger order direkt – utan att behöva fråga ledningen eller kolla i kalkylblad.
En hel arbetsdag i veckan tillbaka
Den mest direkta effekten? ”It's freed up a person a full day's work of stocktaking – which is amazing,” säger Stephen. I stället för avsatta inventeringspass håller teamet lagret uppdaterat genom löpande skanning under produktionen.
Bredare leverantörsnätverk
Som irländskt tryckeri var DC Print tidigare hänvisat till ett begränsat antal lokala leverantörer. GelatoConnect öppnade dörren till konkurrenskraftiga europeiska aktörer. ”We would have never thought of reaching out to suppliers in Europe before,” säger Stephen. ”It's opened up a whole new market for us.”
Upp till 70 % lägre materialkostnader
Tillgången till europeiska leverantörer via GelatoConnect:s nätverk har skapat utrymme för dramatiska kostnadssänkningar:
– Kilramar för canvas: upp till 70 % billigare
– Tygkassar: 30 % billigare
– Fotopapper: 30 % billigare
För ett företag som förbrukar stora materialvolymer växer besparingarna snabbt. ”Even the smallest saving can add up,” konstaterar Stephen.
Realtidsöverblick minskar stressen
Automatiska aviseringar varnar teamet när lagret sjunker under minimigränsen. Det proaktiva angreppssättet eliminerar paniken över att upptäcka brister mitt i produktionen.
”There's less stress because everything is in stock,” förklarar Stephen. ”You're avoiding all that customer disappointment.”
DC Prints lyckade utrullning ger lärdomar för andra tryckerier som överväger att automatisera inköpen:
Vecka 1: dataförberedelser och CSV-import
Onboarding-teamet samarbetade med befintliga leverantörer för att samla in prisuppgifter i kalkylbladsformat. GelatoConnect:s CSV-uppladdning gjorde importen enkel.
Vecka 2–3: gradvis utbildning av teamet
I stället för att överösa personalen med alla funktioner på en gång utbildade DC Print medarbetarna stegvis i takt med att nya funktioner togs i bruk. Det byggde trygghet och säkerställde att alla kom igång.
Löpande: kontinuerlig optimering
Teamet fortsätter att lägga till leverantörer och finjustera minimilagernivåer utifrån produktionsmönstren. Systemet växer med deras behov.
När inköpen nu levererar stark ROI är DC Print i full gång med att införa GelatoConnect Workflow för digital produktion och bredda satsningen mot tryck på kläder. ”We can see huge opportunities,” säger Stephen. ”It's going to be exciting for us.”
De räknar med ännu större besparingar när inköpsdata kopplas ihop med produktionsflöden och automatiserad logistik.
På frågan om vad han skulle säga till andra tryckerier som funderar på GelatoConnect Procurement kommer svaret blixtsnabbt: ”100%. Come on board. You're going to see massive savings in cost, massive savings in time.”
Hans råd? Fokusera på att få med hela teamet från dag ett. ”Get the staff to buy into it because that's where you're going to see the benefits.”
DC Prints erfarenhet visar hur mobilanpassad automatisering av inköpen förändrar det dagliga arbetet. Genom att ersätta manuella processer med realtidsöverblick och automatiserade flöden har de frigjort tid, sänkt kostnader och positionerat sig för fortsatt tillväxt.
Det gamla sättet – kalkylblad, telefonsamtal, manuell räkning – fungerar fortfarande. Men som Stephen upptäckte fungerar det nya sättet bättre.
Vill du se hur GelatoConnect Procurement kan förändra din verksamhet?