Manuell orderhantering är inte bara tidskrävande. Den begränsar din tillväxtpotential. Varje telefonsamtal, varje e-postbekräftelse, varje manuell inmatning kostar tid som teamet i stället kunde lägga på att skala verksamheten.
Artistree vet det av egen erfarenhet. Världens största ramtillverkare producerar två miljoner ramar per år och betjänar 1 400 Michaels-butiker i USA och Kanada. De har 500 olika listprofiler och stöttar både B2B-konton och API-baserade e-handelspartners. Trots sin storlek och etablerade kundbas skapade manuella säljprocesser ett tak som de inte kunde bryta igenom.
Sedan gjorde de en omställning. Genom att gå över till automatiserad inköpshantering fick Artistree 12 nya kunder utan ett enda kallt samtal, ersatte långa e-posttrådar med kommunikation i realtid och frigjorde säljteamet från den ständiga jakten på order.
För materialleverantörer inom trycksaksproduktion visar deras omställning vad som blir möjligt när du slutar hantera order manuellt och i stället låter orderna komma till dig.
De flesta leverantörer underskattar den verkliga kostnaden för manuella processer. Det handlar inte bara om arbetstimmar (även om de snabbt växer). Manuell orderhantering skapar fyra kritiska problem:
Tidstjuv för teamet. Kalla samtal, mässor, e-posttrådar, orderbekräftelser. Vishal Kotadiya, Business Program Manager på Artistree (världens största ramtillverkare med två miljoner ramar per år), beskriver deras tidigare arbetssätt: ”Innan GelatoConnect var det mycket av den klassiska säljkanalen: kalla samtal, kalla mejl. Under året gick vi också på en mängd mässor och expon för att bygga nätverk, träffa kunder och förstå deras behov.”
Ineffektiv kommunikation. När order rör sig via e-post sprids informationen. Detaljer missas. Uppföljningar tar längre tid. ”Innan GCP skedde all kommunikation via e-post”, säger Kotadiya. ”Meddelandeappen ger oss en mer strömlinjeformad kommunikation. Det är som att skicka ett textmeddelande. Det sker i realtid och är väldigt optimerat.”
Oförutsägbara intäktsflöden. Utan digital integration blir du reaktiv i stället för proaktiv. Du ser inte när kunderna börjar få ont om lager. Du kan inte förutsäga när nästa order kommer. Prognoserna blir gissningar.
Begränsningar för att skala. Varje ny kund lägger till mer manuellt arbete. Tillväxt innebär att anställa fler för att hantera order i stället för att investera i kapacitet som breddar erbjudandet.
Automatiserade inköpsplattformar förändrar hur leverantörer får kontakt med kunder. I stället för att jaga order kommer orderna till dig via digitala kanaler som integreras direkt med kundernas verksamhet.
Automatiserat orderflöde. Inköpsorder kommer in direkt via en central portal med alla detaljer på plats. Inga jagade telefonsamtal. Ingen manuell inmatning. Ingen information som försvinner i e-posttrådar. Teamet granskar order, godkänner dem och hanterar expediering i ett enda gränssnitt.
Kommunikation i realtid. Digitala plattformar har inbyggda meddelandefunktioner som effektiviserar samordningen mellan leverantörer och kunder. Frågor besvaras direkt. Orderuppdateringar sker i realtid. Kommunikationen hålls strukturerad per order i stället för utspridd över olika inkorgar.
Tillgång till nätverk. I stället för att hitta kunder en och en via kallt utskick ansluter digitala plattformar dig till ett befintligt nätverk av företag som aktivt söker materialleverantörer. Din katalog blir synlig för hundratals eller tusentals potentiella kunder utan extra säljinsats.
Operativ överblick. Mobilappar och digitala verktyg ger teamet tydlig överblick över orderstatus, fraktdetaljer och ledtider. Streckkodsläsning och automatiserade workflows minskar fel och snabbar upp processen.
Efter att ha anslutit sig till GelatoConnect Procurement var resultaten omedelbara:
12 nya kunder utan ett enda kallt samtal. ”Vi har ungefär 12 kunder i USA och en i Kanada som vi aldrig gjort affärer med tidigare”, förklarar Kotadiya. ”Vi fick kontakt via GCP.” I deras bransch är det betydande. ”Wall art är en väldigt liten bransch, och att få 12 nya kunder är en välsignelse.”
Effektivare kundanskaffning. Skiftet från utgående till inkommande förändrade säljarbetet helt. ”GelatoConnect har förändrat det. Nu kommer kunderna till oss. De hittar oss i GelatoConnect Procurement-nätverket. Det har effektiviserat hela processen.”
Minskad arbetsbörda för säljteamet. Den traditionella säljcykeln (kalla samtal, mässor, relationsbygge) har komprimerats. ”Det minskar arbetsbördan i förväg”, säger Kotadiya. Hans team lägger mindre tid på att leta kunder och mer tid på att betjäna dem.
Snabbare och tydligare kommunikation. Övergången från e-post till meddelanden i realtid gav direkta operativa fördelar. ”Om vi behöver hantera utmaningar får vi snabbare överblick över kommunikationen”, påpekar Kotadiya.
Vad överträffade förväntningarna? ”De två stora sakerna är synligheten för dina produkter på GCP gentemot flera hundra och tusen kunder, och hur enkel appen är att använda.”
GelatoConnect Procurement ansluter materialleverantörer direkt till ett nätverk av tryckerier via en digital plattform byggd för produktionsbranschen.
Digital katalogvisning. Dina produkter blir synliga för tryckerier i hela nätverket. PSP:er kan bläddra i katalogen, kontrollera tillgänglighet och lägga order utan att först kontakta säljteamet.
Automatiserad orderhantering. När en kund lägger en order kommer den in i din portal med specifikationer, kvantiteter och leveransuppgifter på plats. Du granskar, godkänner och expedierar order via ett strömlinjeformat gränssnitt.
Integrerad kommunikation. Inbyggda meddelanden håller all orderrelaterad kommunikation strukturerad och tillgänglig. Teamet kan svara på frågor, ge uppdateringar och samordna fraktdetaljer utan att växla mellan e-post, telefon och andra verktyg.
Mobila verktyg för expediering. En mobilapp ger lagerteamet överblick över order och fraktdetaljer på golvet. Streckkodsläsning och digitala workflows minskar fel och snabbar upp hanteringen.
Tillväxtpotential i nätverket. När GelatoConnect-nätverket växer får din katalog automatiskt synlighet hos nya potentiella kunder. Du är inte begränsad till produkter knutna till specifika kundrelationer. ”Det gör att du kan erbjuda dina icke-specifika produkter till en bredare grupp”, förklarar Kotadiya. ”Det är som att öppna en butik inuti en butik.”
För Artistree kom beslutet att gå med i GelatoConnect Procurement naturligt. De expedierade redan order för Gelato som PSP. När möjligheten dök upp att även agera distributör åt andra PSP:er i nätverket såg de potentialen.
Onboardingen gick smidigt. ”När vi väl var onboardade gick all testning smidigt med teamet”, minns Kotadiya. ”Vi hade väldigt tät kommunikation mellan båda parter.” När teamet förstått processen och arbetat sig igenom de första frågorna gick driften smidigt.
Det bästa? Artistree vet att de inte utnyttjat plattformens potential fullt ut än. ”Jag tror inte att vi har dragit full nytta av GCP än. Det är något vi har på 2026 års plan”, säger Kotadiya. ”Om vi utnyttjar Connect och GCP-plattformen fullt ut under 2026 tror jag att det kommer att öppna enorma möjligheter för oss.”
Manuell orderhantering har gjort sitt. Men i en bransch där effektivitet och hastighet avgör konkurrenskraften är automatisering inte längre valfritt. Det är så moderna leverantörer skalar.
Om du är redo att förvandla kalla samtal till inkommande order, e-posttrådar till kommunikation i realtid och oförutsägbara intäkter till automatiserade återkommande order kan GelatoConnect Procurement hjälpa dig dit.
Gå med i leverantörsnätverket och börja få kontakt med tryckerier som behöver dina material.