Una imprenta sueca transforma sus operaciones con GelatoConnect y AI Estimator
Jesper Hammarstrand sabía que su negocio de impresión necesitaba un cambio. Como CEO de Ink n Art, una imprenta sueca especializada en señalética, gran formato y packaging, llevaba años lidiando con un ERP desarrollado a medida que ya no daba abasto.
«No teníamos ningún control sobre los niveles de stock —explica Jesper—. Calcular la rentabilidad global era realmente complicado. Necesitábamos dashboards para hacer un mejor seguimiento de la producción».
Tras buscar soluciones durante tres o cuatro años, Jesper descubrió GelatoConnect en Drupa. Lo que empezó como simple curiosidad acabó convirtiéndose en una transformación operativa completa.
El primer gran salto vino de la mano de la visibilidad. A las pocas semanas de implementar GelatoConnect, Jesper vivió lo que él mismo describe como un «momento wow» a través de la app móvil.
«El primer momento wow fue poder seguir el negocio desde la app —cuenta—. Veía el porcentaje de pedidos empaquetados, cómo iban las estaciones de packaging y el consumo de papel en tiempo real mientras la Indigo estaba imprimiendo».
Para Jesper, esto significó libertad. «Puedo seguir el día a día del negocio desde cualquier sitio. No tengo que molestar a mi responsable de producción ni llamar al equipo comercial. La app me permite hacer seguimiento de todas las áreas de la empresa».
Antes de GelatoConnect, la gestión de inventario consumía días enteros. «Podías tardar un día entero en hacer un inventario completo —apunta Jesper—. Ahora es un proceso continuo en tiempo real».
Las mejoras de eficiencia llegaron a cada rincón del negocio. Durante la temporada alta, en la que se producían 40.000 calendarios en cuatro semanas, los responsables de impresión aseguraron al principio que estaban al límite de capacidad.
«Nuestros impresores decían que estábamos al máximo de capacidad —explica Jesper—. Pero cuando hubo que producir 40.000 calendarios en cuatro semanas, añadimos solo dos horas a los turnos y lo sacamos adelante. Cuando todo está optimizado, podemos meter mucho más en cada turno».
El área de packaging se transformó por completo. «Podemos coger a alguien sin experiencia, formarlo en media hora y ya está listo para clasificar y empaquetar —dice Jesper—. Eso hace que no seamos tan vulnerables cuando alguien se pone enfermo o no puede venir a trabajar».
Las cifras lo confirman. «Antes no teníamos ni idea de cuánto tiempo nos llevaba empaquetar —estima—. Ahora vemos un ahorro de tiempo del 30 %, a veces incluso más. Hace cinco meses no podríamos haber gestionado 3.000 paquetes, y hoy lo hacemos sin problema».
La reducción de costes se hizo visible de inmediato gracias a GelatoConnect Logistics. «Pensábamos que ya teníamos muy buenos precios de envío —reconoce Jesper—. Pero con GelatoConnect Logistics ahora pagamos la mitad de lo que pagábamos antes».
El módulo de aprovisionamiento aportó ahorros adicionales. «Ahorramos muchísimo dinero en material de packaging —señala Jesper—. Con los volúmenes que llegan desde GelatoCreate también conseguimos rebajar el coste de los proveedores con los que ya trabajábamos».
Quizá el cambio más radical lo trajo AI Estimator. Hacer un presupuesto tradicional suponía entre 5 y 10 minutos de trabajo, pero los clientes solían esperar horas para recibir respuesta.
Jesper comparte un ejemplo revelador: «Estaba empaquetando cajas cuando me llamó un impresor que necesitaba un presupuesto para 400 pósteres. Le dirigí a nuestra herramienta de IA. 30 segundos después tenía su precio».
La ventaja en velocidad es clara. «De 5 a 10 minutos con horas de espera hemos pasado a 30 segundos», explica Jesper.
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Descargar el informe →Cuando una persona del equipo comercial dejó la empresa, Ink n Art tomó una decisión inesperada. «Una persona de ventas dejó el puesto y nos dimos cuenta de que no necesitábamos contratar a nadie más —cuenta Jesper—. AI Estimator resolvió ese problema. Tenemos el 75 % del equipo original, pero ahora podemos ofrecer más presupuestos y más rápido».
Las cuentas son sencillas. «Con tres personas, antes estábamos limitados a ocho horas por persona —explica—. Ahora podemos gestionar el número de presupuestos que haga falta».
El tiempo liberado se ha destinado a cultivar relaciones. «Nuestro equipo comercial ahora puede agendar reuniones y construir relaciones en lugar de calcular presupuestos —explica Jesper—. Como CEO, puedo visitar a clientes con un detalle de Navidad en vez de calcular trabajos sencillos».
La combinación de Store Link y AI Estimator ha abierto mercados completamente nuevos. «Ahora estamos explorando el mercado de pósteres, en el que antes no estábamos —comparte Jesper—. Todas las tiendas a las que nunca habíamos prestado atención ahora están a nuestro alcance».
Lo que más le entusiasma son las posibilidades globales. «Podemos tener la sede central en Suecia, con todo el mundo haciendo pedidos a través de nuestro sistema, e imprimir localmente en cualquier parte del mundo a través de la red de Gelato».
Las capacidades técnicas son importantes, pero Jesper subraya el factor humano. «Cada nueva persona que conozco en Gelato es mejor que la anterior —dice—. Esto es un partner, no un proveedor. Hay software que llevamos comprando 10 años y no tengo ni idea de quién está detrás. La diferencia es enorme».
Para otros prestadores de servicios de impresión que estén valorando GelatoConnect y AI Estimator, el consejo de Jesper es directo: «Me ha dado control. El inventario no me lleva tiempo porque tenemos datos en tiempo real. AI Estimator nos da control sobre la rentabilidad. Libera tiempo y ahorra dinero. Cuando encontré Gelato di con algo realmente bueno».
La transformación de Ink n Art demuestra lo que es posible cuando una imprenta deja atrás los sistemas fragmentados y adopta un sistema operativo integrado e inteligente. Desde un 50 % de ahorro en costes de envío hasta gestionar el triple de paquetes, desde presupuestos en 30 segundos hasta nuevas oportunidades de expansión global, los resultados hablan por sí solos.
Rellena el formulario para solicitar una demo de GelatoConnect y AI Estimator con el equipo de GelatoConnect.