Für DC Print, einen familiengeführten Druckdienstleister in Dublin, war die Inventur nicht nur mühsam – sie verschlang jede Woche einen ganzen Arbeitstag. Excel-Tabellen dokumentierten die Bestände. Telefonate jagten Lieferantenpreisen hinterher. Manuelle Zählungen bestimmten, was auf Lager war.
Dann führten sie GelatoConnect Procurement ein.
Innerhalb weniger Wochen hat das 25 Jahre alte Unternehmen seine Beschaffung grundlegend verändert. Die manuelle Inventur fiel weg. Die Materialkosten sanken um bis zu 70 %. Und vor allem: Jedes Teammitglied – vom Management bis zu den Mitarbeitenden in der Produktion – erhielt Echtzeit-Einblick in die Bestände.
So hat DC Print den Wandel gemeistert – und das können andere Druckdienstleister daraus lernen.
DC Print ist in mehreren Produktbereichen tätig – Digitaldruck, Beschilderung, Werbeartikel und Textilien. Die Bestandsverwaltung über diese Bandbreite hinweg war mit erheblichen Schmerzpunkten verbunden.
Stephen von DC Print beschreibt den früheren Alltag: „Es war sehr manuell, sehr zeitaufwendig. Wir hatten Excel-Tabellen, Preislisten und manuelle Inventuren. Eine vollständige Bestandsaufnahme konnte einen ganzen Tag dauern.“
Die fehlende Transparenz verursachte weit mehr als nur Zeitverlust – sie sorgte auch für Stress. „Unzählige Male sind wir reingegangen und haben gesagt: ‚Der Kunde hat 5.000 Flyer bestellt‘ – und dann festgestellt: ‚Uns fehlen 500 Bogen.‘ Man enttäuscht seine Kunden.“
Das Beschaffungswissen lag bei nur ein oder zwei Personen. Stundenlang wurde Lieferanten wegen Preisen hinterhertelefoniert. Das Team brauchte eine bessere Lösung.
DC Print entschied sich für GelatoConnect Procurement, nachdem das Unternehmen mit anderen Druckdienstleistern im Gelato-Netzwerk gesprochen hatte. Ausschlaggebend waren drei Faktoren: mobile Zugänglichkeit, automatisierte Bestandsführung und zentrale Lieferantenverwaltung.
Die Einführung dauerte nur wenige Wochen – ein Bruchteil der Zeit, die herkömmliche Systeme benötigen. Stephen führt das auf den schrittweisen Schulungsansatz zurück: „Wir haben die Leute Schritt für Schritt eingearbeitet. Alle waren von Anfang an dabei, und das ist ein entscheidender Punkt für alle, die mit GelatoConnect starten: Holen Sie Ihre Mitarbeitenden ins Boot.“
Zum echten Game-Changer wurde die mobile App. Jedes Teammitglied erhielt eine Schulung sowie Scanner-Zugang auf mobilen Geräten. Wenn jetzt jemand bemerkt, dass Bestände knapp werden, scannt er den Barcode, sieht den exakten Lagerbestand und bestellt direkt nach – ohne Rückfrage beim Management oder Blick in Tabellen.
Ein Arbeitstag pro Woche zurückgewonnen
Der unmittelbarste Effekt? „Wir haben eine Person von einem vollen Arbeitstag Inventur befreit – das ist wirklich großartig“, sagt Stephen. Statt dedizierter Inventurphasen hält das Team die Bestände durch fortlaufendes Scannen während der Produktion aktuell.
Ausbau des Lieferantennetzwerks
Als irischer Druckdienstleister war DC Print bisher auf wenige lokale Lieferanten angewiesen. GelatoConnect eröffnete den Zugang zu wettbewerbsfähigen europäischen Anbietern. „Wir wären früher nie auf die Idee gekommen, Lieferanten in Europa anzusprechen“, sagt Stephen. „Das hat uns einen völlig neuen Markt erschlossen.“
Bis zu 70 % Kostenersparnis bei Materialien
Der Zugang zu europäischen Lieferanten über das GelatoConnect-Netzwerk hat Spielraum für deutliche Kostensenkungen geschaffen:
- Keilrahmen: bis zu 70 % günstiger
- Stofftaschen: 30 % günstiger
- Fotopapier: 30 % günstiger
Für ein Unternehmen mit hohem Materialverbrauch summieren sich diese Einsparungen schnell. „Selbst die kleinste Ersparnis läppert sich“, so Stephen.
Echtzeit-Transparenz senkt den Stresspegel
Automatische Benachrichtigungen informieren das Team, sobald Bestände unter definierte Mindestschwellen fallen. Dieser proaktive Ansatz verhindert, dass Engpässe erst mitten in der Produktion auffallen.
„Es gibt weniger Stress, weil alles auf Lager ist“, erklärt Stephen. „Man vermeidet all die Enttäuschungen auf Kundenseite.“
Der erfolgreiche Rollout von DC Print bietet Lehren für andere Druckdienstleister, die über eine Automatisierung der Beschaffung nachdenken:
Woche 1: Datenaufbereitung und CSV-Uploads
Das Onboarding-Team arbeitete mit den bestehenden Lieferanten zusammen, um Preisdaten im Tabellenformat zusammenzutragen. Das CSV-Upload-Tool von GelatoConnect machte den Import dieser Daten unkompliziert.
Woche 2–3: Schrittweise Team-Schulung
Statt die Mitarbeitenden auf einen Schlag mit allen Funktionen zu überfordern, schulte DC Print das Team nach und nach, während neue Funktionen live gingen. Das schuf Sicherheit und sorgte für eine hohe Akzeptanz.
Laufend: Kontinuierliche Optimierung
Das Team bindet weitere Lieferanten ein und verfeinert die Mindestbestände auf Basis der Produktionsmuster. Das System wächst mit den Anforderungen.
Da Procurement einen starken ROI liefert, führt DC Print jetzt GelatoConnect Workflow für die Digitalproduktion ein und baut den Bereich Textilien aus. „Wir sehen riesige Chancen“, sagt Stephen. „Das wird spannend für uns.“
Er erwartet noch größere Einsparungen, sobald Beschaffungsdaten mit Produktionsabläufen und automatisierter Logistik verknüpft sind.
Auf die Frage, was er anderen Druckdienstleistern raten würde, die über GelatoConnect Procurement nachdenken, antwortet Stephen ohne zu zögern: „Auf jeden Fall. Steigen Sie ein. Sie werden massive Einsparungen bei Kosten und bei Zeit sehen.“
Sein Rat? Vom ersten Tag an auf die Akzeptanz im Team setzen. „Holen Sie Ihre Mitarbeitenden ins Boot – denn genau dort entstehen die Vorteile.“
Die Erfahrung von DC Print zeigt, wie Mobile-first-Beschaffungsautomatisierung den Arbeitsalltag verändert. Indem manuelle Prozesse durch Echtzeit-Transparenz und automatisierte Workflows ersetzt wurden, hat das Unternehmen Zeit gewonnen, Kosten gesenkt und sich die Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen.
Der alte Weg – Tabellen, Telefonate, manuelle Zählungen – funktioniert immer noch. Aber wie Stephen festgestellt hat: Der neue Weg funktioniert besser.
Möchten Sie sehen, wie GelatoConnect Procurement Ihren Betrieb verändern kann?